2017.04.27モチベーション・組織活性化

職場コミュニケーションを改善・活性化する社内コミュニケーション調査

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仕事とは、多くの人との関わりの中で初めて成立するものです。どのような職種においても、1人だけで完結できる仕事はあまりありません。
そのため、職場でのコミュニケーションが仕事そのものの結果を左右すると言っても過言ではないのです。

しかし、コミュニケーションが重要であることは理解していても、自分の会社で交わされている伝達事項や会話が十分であるか、見極めることは容易ではないでしょう。

そこで今回は、社内コミュニケーションを改善・活性化するのに効果的な調査方法についてご紹介します。

【調査方法1】Webアンケート調査

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職場コミュニケーションに関する調査を行う場合は、従業員に対するアンケートが必須です。最近ではWebを利用した社内アンケート作成システムが多く登場しています。その中には結果をすぐに確認できたり、問題点のフィードバックを行ったりできるサービスがあります。Webアンケートを行う場合は、手軽に利用できるもの、高機能なものなど、企業ごとに適したシステムを利用しましょう。

また、職場コミュニケーション調査は定期的に行い、毎回社員にフィードバックを行うことが大切です。過去の調査結果に関するデータは、最新のものと比較検討できるよう、大切に保存しておいてください。

【調査方法2】質問紙によるアンケート調査

質問紙を用いた調査は、Webアンケートに比べるとコストと時間、手間がかかります。特に、多くの人々に協力を依頼する場合は、より負担が大きくなるためあまり向いていないでしょう。

しかし、利点もあります。それは、インターネット環境が整っていない職場や、インターネットを使い慣れていない社員が多い職場では、従来ある質問紙を用いた調査の方が参加しやすい、ということです。

集計や分析も手作業にはなりますが、対象者が多くなく社員の年齢層が幅広い場合は、質問紙によるアンケートが実施しやすいと言えます。

なお、定期的な調査や社員へのフィードバックは、Webアンケートと同様に行いましょう。

 

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社内コミュニケーション調査の結果を分析する

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調査結果の詳細な分析は、問題点を発見する上で非常に重要です。例えば、コミュニケーション調査を行った結果、全体の45%の社員が「社内コミュニケーションは十分取れている」「大体取れている」と回答した場合を考えてみましょう。

この結果を「約半数の従業員が社内コミュニケーションに満足している」と捉えるか、「半数を超える従業員が社内コミュニケーションに満足していない」と捉えるかによって、今後の対策は大きく異なってきます。

 

また、結果を分析する上で、どの社員間でのコミュニケーションが不足しているのか、カテゴリに分けて考察することも重要です。例えば、コミュニケーション不足を感じている人が、違う部署内の社員同士であるか、または同じ部署内の上司と部下であるかにより、回答の捉え方が変わります。

前者の回答については、普段関わりの少ない部署ともコミュニケーションを望んでいるという、ポジティブな意見に捉えることもできます。しかし、後者の回答については、部署内で人間関係に明らかな問題が発生していると疑うべきです。問題が発生している部署に具体的なヒアリングを行い、業務に関する情報や作業ノウハウの共有不足が発覚した場合には、企業が改善策を提示し、コミュニケーションの改善を行う必要があります。

調査結果は、ただ統計を取るだけでは意味がありません。結果の分析を行い、「どこに問題があるのか」、また「いかにして改善するか」を検討し、改善を図ることが重要です。

職場コミュニケーションを改善・活性化するには

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定期的な食事会やレクリエーション、スポーツ、社員旅行などが、社内のコミュニケーション活性化の方法として多くの会社で行われています。しかし最近では、仕事外の時間はプライベートに費やしたいと考える社員や、経費削減のためレクリエーションを廃止する会社も増えています。

そこで、勤務外で行うイベントではなく、以下のような職場環境そのものの改善をコミュニケーションの活性化に役立ててみてはいかがでしょうか。

 

 

・職場に社員が談笑できる共有スペースを設ける

・部署間のパーティションを取り払い、オープンな空間を広げる

・社内チャットや掲示板で、業務以外のフリートークができる環境を作る

・グループウェアを活用して、スケジュールやワークフローなどの社内情報を共有化する

コミュニケーションの形態は、上司・部下間の業務連絡、同期社員同士の会話、あるいは会社全体で行われる朝礼など、多岐にわたります。どのような状況に関しても大切なことは、「ビジネスライク」に偏りすぎない雰囲気作りです。

おわりに

インターネットが普及して以来、隣席の同僚との会話すらメールやチャットを通して、という会社も増えてきました。しかし、ちょっとした談笑や、別のプロジェクトのうわさ話なども、職場においては「無駄なおしゃべり」ではありません。メールでの個人的なやりとりは、手軽な反面、誤解や情報不足も発生しやすくなります。

人と人との直接的なつながりが薄くなってきた現代において、定期的に職場コミュニケーションについての調査を行うことは、円滑な業務のために必要であると言えるでしょう。

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人事評価ナビ編集部

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