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タスクフォースとは?ビジネスでの役割や目的を解説

2021.12.03 その他

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ドラマ半沢直樹シリーズで全国的にその言葉が広まった「タスクフォース」。国の施策や企業活動でも耳にするようになりましたが、具体的にどういうものなのか気になりませんか?
今回はタスクフォースについて解説します。

タスクフォースとは

英語表記では「task force」となり、本来の意味としては「機動部隊」「特別部隊」といった軍事用語です。会社運営では日々、多くのミッションとタスクに溢れていますが、緊急度高く、通常業務とは別に課題解決に向けて臨時的に取り組む特別チーム編成と表現するのがわかりやすいと思います。

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タスクフォースの目的と役割

「force」が「勢い」を表す言葉ということもあり、勢いをもって迅速な解決を必要とするのがタスクフォースです。
共通の目的を果たすために召集されるチームであり、召集されるメンバーは普段の業務とは切り離し、別の業務にあたる必要が生じたり、場合によっては外部の専門家も加わるケースもあります。

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タスクフォースとプロジェクトチームとの違いは?

タスクフォースと似た言葉でプロジェクトチームがあります。
タスクフォースは緊急性が高く、早期に結果を求められる課題を対象とします。
一方、プロジェクトチームは中長期に渡った取り組みであり、その期間中に検証と課題解決を幾度も繰り返し精度を上げながら、結果を出すこと・課題を解決することが求められます。
しかし、この辺りの棲み分けを明確にしている企業・組織は多くはありません。

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タスクフォースで基本的に必要なものは?

ここでは、タスクフォースで必要となるものについて解説します。

課題とスケジューリング

緊急性の高い「解決すべき課題」が発生したときが、タスクフォースを必要とするときです。
その課題を漠然としたものでなく、明確にし、問題解決に必要な知識・技術を洗い出します。
そして、この課題の解決の緊急性が高いがゆえに解決までのスケジュールも必要であり、早期解決の早期とはどのくらいを指すのか?を明確にすることが肝要です。

遂行に必要な権限と適正な人材

課題の早期解決に不可欠なのは、召集されるタスクフォースのチームに適切な権限が与えられている、ということです。
たとえ有能なメンバーを集めてのチーム編成であったとしても、組織に影響を与えられる権限を持たない限り、解決の入り口にすら立てないことも会社運営の中では少なくありません。
解決すべき課題と結果として求められるもの、そして、スケジュールから必要な権限を割り出し、付与するための制度整理、調整、場合によっては臨時的な権限付与のための改変の必要も生じるかもしれません。
これら、権限の付与も適切に運用できる人材があって、初めて効果が得られるものです。
単純に能力だけでなく、社内調整力や付与した権限を適切に運用できる人材、チームメンバーを適正にリードしていくリーダー人材の選出も欠かせないものとなります。
このメンバーへの適性を見るためには、単純な上司評価だけでは測れないものも多く、多視覚的な評価データでの選出ができないと、早期解決どころか、解決の糸口を逃しかねません。360度評価などを活用した社内人材リサーチが効果を期待できるでしょう。

こちらの関連記事もご参照ください。
参考:360度評価とは?多面評価を採用するメリットとデメリット

施策の実行とモニタリング

タスクフォースが扱う課題は、会社の危機に関連することが少なくありません。会社の社会的な立場も理解して真摯な態度で、かつ迅速に進めていくことが望まれます。また、社会からの見られ方、活動の受け取られ方は状況に変容することも考えられるため、状況に応じた柔軟性も必要とされます。
そのため、施策を進めていく中では、課題解決への成果を把握し、次の行動へと繋げていくために、周囲からの反応をモニタリングしなければなりませせん。
課題解決に向けて、タスク遂行を機能的に進められているかどうかを、タスクフォース内だけで確認すると、対外的には適切な活動をしていると見てもらえないことが発生する可能性が生じることもあります。
必要で行なう会見など、外部に向けての発信で、言葉やタイミングを誤り、会社の評価、株価へ大きな影響を与えてしまうケースを目にすることもあります。これを回避するためには、適切なモニタリングで社内外の目線での状況・進捗把握と、社外的なコミュニケーションが大切です。

振り返りと情報共有

タスクフォースは緊急性高い課題の解決にスピーディに取り組み、早々に解散されることも多くあります。そうなると、解決までのプロセスやノウハウが共有される機会を失ってしまうことも少なくありません。
メインとなる課題へのアプローチだけでなく、施策を進める中で発生する様々な課題への取り組みも、緊急事対策として有効なノウハウですので、振り返りの機会を設け、ノウハウを社内で共有する仕組みも用意しておきたいですね。
また、メイン課題解決までに発生した細かな課題・問題から、社内改善や業績工場のために長期的な取り組みへと発展するものも少なくはありません。この場合は、長期プロジェクトとして新たに専門チームの編成を構築し、課題への取り組みが引き継がれることも考えられますので、適切な引き継ぎのためにも共有できる仕組みは大切です。

タスクフォースの事例

タスクフォースの事例を紹介します。

日本マクドナルド

店舗にて販売した商品に異物が混入していたとの報道があり、2015年日本マクドナルドは、危機管理対応の不備から生じる信頼の失墜や、会社の姿勢に疑問を感じさせる結果を招いてしまいました。これにより、法務・お客様対応、業務オペレーション、法務関連などの各部署の代表メンバーで構成される「お客様対応プロセス・タスクフォース」の設置に至りました。
結果、さらなる「お客様対応」の向上を目指し、「異物の取り扱いおよび、情報伝達基準の見直しとプロセスの徹底」「お問い合わせ情報管理、未然防止のための情報活用」「聞く姿勢、見ていただく姿勢を持つ」「お客様対応に関する基準の見直しと一元化」といったことを実施決定となりました。

参考:日本マクドナルドHP「品質改善の道のり」

味の素SVC

味の素グループではASV(Ajinomoto Group Shared Value)=「創業以来一貫した、事業を通じて社会価値と経済価値を共創する取り組み」が定められ、社員個々が自分ごととして取り組みに向かい合い、社内での浸透を促進すべくタスクフォースが結成されました。
中でも一人ひとりのASVエンゲージメントを向上させる仕組みづくりとして、「全社オペレーション変革タスクフォース」でワンチームとなっての企業のビジョン達成に向けた企業文化変革を実現するとともに、以降、複数のタスクフォースを発動しています。

参考:「味の素グループ統合報告書2020」

内閣府

2017年1月に出された内閣府の「2030年展望と改革 タスクフォース報告書(概要)」によれば、2020年ごろまでに600兆円経済や財政健全化目標を実現することを目標とし、2030年ごろまでを展望し、目指すべき経済社会の姿を描き、取り組むべき課題を発表しています。

参考:内閣府「2030年展望と改革 タスクフォース報告書(概要)」

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まとめ

自社の危機に即時性をもって取り組む必要のある緊急課題解決チームとしてのタスクフォース。メイン課題を解決する過程で今後の会社発展に向けてのヒントも生まれる場、そして、会社内外のコミュニケーションへの働きかけにも関わる場と、会社の将来に向けての多くの側面も持っています。
タスクフォースを正しく理解することで、緊急に課題解決を必要とする機会が会社をよりよく成長させる機会となりそうですね。


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スマレビ HRコラム編集部

スマレビは、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。