ミスマッチ防止で注目のリファレンスチェックとは？応募書類や面接だけでは見抜くことができない部分を確認する手段として注目

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中小企業での採用活動は厳しいものがあり、ピンポイントで急に欠員が出たり、組織開発で考えても限定的な人材像で採用を進めていかなくてはなりません。このような中で痛いのがミスマッチによる早期退職。応募書類や面接だけでは見抜くことができない部分を確認する手段として注目されているリファレンスチェックについて解説します。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、外資系企業などの中途採用の際に行われる身元照会のことを指します。

その事例としてわかりやすいのが、仕事へのモチベーションアップに効くと封切りから10年ほど経っても人気のある映画「プラダを着た悪魔」のラストシーンでしょう。主人公の転職先の採用担当者が前職の上司に主人公の評価を電話で聞いた、と話すシーンがあります。採用担当者より主人公は「もし君を雇わなかったら、私は大マヌケだとさ。君は素晴らしい仕事をしたんだね」と言われ、前職の上司からの評価に主人公が感動するシーンが心地よく映画をエンディングに導きます。

この自然な流れのように海外では前職の上司・同僚などに、応募者情報の裏付けとして経歴や人柄を確認する手法としてリファレンスチェックが行われることが多くあります。

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リファレンスチェックの目的

企業は応募者より提出された応募書類や面接での話をもとに選考を進めますが、応募書類の内容と事実が異なった場合、業務の遂行に影響が出ることがあります。
書類に書かれていることが事実かどうかを確認せずに採用することのリスクを軽減する目的で注目を集めているのがリファレンスチェックです。

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リファレンスチェックの流れ

ここではリファレンスチェックを実施するための流れについて解説します。

いつがいいの？

リファレンスチェックを行うタイミングとしては、書類選考から内定後と企業によってかなり幅があります。多くは内定直前の最終チェックとして行われることが多いようです。

リファレンスチェックを進める手順

まず、リファレンスチェックを行うこと、その目的を求職者伝え了解を得ます。次にリファレンス先を決めますが、これは求職者が紹介してもらう場合と会社側で探す場合とがあります。
リファレンス先としては前職の上司２名くらいに依頼するケースが多いようです。
予め決めておいた質問を依頼先が決まったらしていくのですが、先方の大切な時間を使うということを念頭に置いて、短時間で必要な情報を得られるように工夫がしましょう。
こういった流れから見て、事前の打ち合わせなどで一連の行動がスムーズに進むようにしておきましょう。

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リファレンスチェックのメリット

リファレンスチェックのメリットを解説していきます。

採用のミスマッチと早期退職の防止

リファレンスチェックでは求職者の前職でのコミュニケーションの実態や業務遂行能力などを確認できるため、書類だけでは確認できない職場風土とのマッチングや具体的な業務遂行のイメージがしやすくなるため、ミスマッチによるモチベーション低下などを防ぐことができます。採用したもののこの部署、グループには向いていないとなった時、大企業であれば本人との話し合いなどを踏まえ、配置転換やグループ会社へと調整もできるかもしれませんが、環境的に限られた中にピンポイントで人材を必要とする中小企業においては重要な手段となるでしょう。

多面的に求職者を判断できる

応募書類は求職者がアピールしたいことを中心に書かれているため、多くの情報が記載されているようで、どうしても偏りが出てしまいます。ここを補完し、多面的に求職者の適性を把握することができます。

応募書類・報告されていないことが確認できる

求職者とのやり取りや応募書類の中で、意外と見落とされてしまいがちなのが、本人が自覚していない長所です。本人にとって当たり前すぎて気づいていなかったが、実はこういうことが得意だ、実はこういう面で力を発揮していた、というのは、近くで求職者を見ていた前職の上司・同僚だからわかることです。

入社後の能力開発、組織開発にも役立つ情報となるでしょう。

経歴詐称を防げる

リファレンスチェックの最大のメリットは経歴詐称の防止かもしれません。応募書類は求職者本人が作成し、採用前のコミュニケーションは求職者とのみ。その事実確認の手段として最も有用なのがリファレンスチェックでしょう。採用にかけられるコストや時間が限られている中、確実な人材を採用したいという会社としては大切な選考材料となります。

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リファレンスチェックと前職調査の違い

リファレンスチェックと前職調査とを混同されてしまうことがよくありますが、得ようとする情報が大きく違います。

リファレンスチェックでは、人間性や周囲とのコミュニケーションの状況、業務遂行能力などを知るための質問が中心になります。

一方、前職調査は経歴に偽りがないか、金銭関係のトラブルを抱えていないかなどを、前職に直接問い合わせして確認をしていました。最近では個人情報保護法の観点からこのような情報を入手することが困難となり、前職調査が行われることは少なくなって来ています。

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リファレンスチェックの具体的な質問内容

リファレンスチェックでの質問内容としては「勤務状況」「勤務態度・コミュニケーション」「職務能力」の３つに分けて考えると作成がしやすくなります。

勤務状況については
・勤務期間
・役職や職務内容の確認
・知っている限りでのその前の職での仕事状況　など

勤務態度・コミュニケーションについては
・周囲とのコミュニケーションは良好か
・行動に疑問を感じることはなかったか
・上下関係
・遅刻・欠勤など
・質問する相手と求職者との関係性　など

職務能力については
・主な実績
・仕事の段取り
・トラブル発生時の対応
・これからも一緒に働きたいか
・リーダーシップ　など

というようなものが多く選ばれている質問です。
必要とされている部署で期待する仕事を意識して質問を組み立てると良いでしょう。

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リファレンスチェックの注意点

リファレンスチェックを行う場合に最も気をつけるべき点は、個人情報保護法に抵触しないことです。特に注意を払うのは、人種・信条・社会的身分・犯罪の経歴・犯罪によって害を被った事実・病歴といったものです。
リファレンスチェックの結果、不採用、内定取り消しとなる場合は合理的な理由と言えるだけの重大な事実が必要になります。
また、求職者が在職中で退職意志を現職に伝えていない場合はリファレンスチェックを断られる可能性があります。その場合にどのように求職者に対応するかも想定して対応マニュアルなどを整備しておく必要があります。
さらに、スピーディな採用を目指す場合は時間がかかる手段であることは把握しておく必要がありますし、人的コストを削減するため調査会社を利用する場合も信用のおける調査会社の選定が大切です。

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まとめ

中途採用において、書類と面接だけでは見ることのできない、求職者のひととなりや能力を一緒に仕事をしていた人から確認できるリファレンスチェック。
中小企業の採用事情から考えると、ミスマッチ防止や戦力となるまでの過程が描きやすく、また予期せぬトラブル回避の対策としても有用ですね。

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HRコラム編集部

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