社内アンケートで本音が聞きたい!②~回答率を上げるには?~

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社内アンケートを実施した際に、回答が無記入だったり、1つだけ選ぶべき選択肢に複数のチェックがついていたりするなどがあった場合、無効回答として、通常、集計の対象から外します。
集計を行うにあたって、無効な回答の多さに頭を悩ませた経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか。
信頼できるアンケート結果を収集するには「回答率」を上げることが大切です。
今回は、回答率を上げる方法をご紹介します。

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回答率が上がらない原因は?

回答者が回答したくない、回答を途中でやめてしまう原因はどこにあるのでしょうか。
自社のアンケートフォームが回答者にストレスや不信感を与えてしまっていないか確認してみましょう。

アンケートの内容が答えにくい

質問内容に難しい文言や専門用語が羅列されていたり、逆に「社内の環境はどうですか?」といった質問内容が曖昧な表現が多い場合、回答率は下がります。
回答者が直感的に答えることができないからです。
また回答形式にフリーコメントを多用すると、回答に時間がかかるため面倒に思われてしまい、回答率があがりません。

入力項目が多い

細かくて長い、いつになったら終わるのかわからないといった果てしなく続くアンケートでは回答率があがりません。
さらに、ここに必須項目設定が多い場合、回答する気のある回答者ですら途中で回答をあきらめてしまいます。
また、同じような質問内容が続いたり、矛盾する質問内容がある場合は、回答者は違和感や不信感を感じる場合があります。

そもそも回答してくれない

日々忙しい業務の中で社内アンケートは「割り込み」と判断され、回答は後回しになってしまいがちです。
また無記名アンケートにすると本音は取りやすい反面、記名式より回答に対する責任感が生まれにくいため回答率は下がりやすい傾向があります。

回答率を上げる4ステップ

アンケートには紙媒体で行うものとWEBで行うものがありますが、ここではWEBアンケートで回答率を上げるコツをまとめました。
WEBアンケートの場合、より手軽に、いつでも答えられるよう、スマートフォン対応の回答画面を用意することも回答率を上げるポイントになります。

表現を工夫したアンケート作り

回答者が答えやすいように設問を考えることが大切です。

・回答時間は15分程度に収まる程度の設問数にしましょう。
 あと〇問など、残りの入力項目数を示し、ゴールが見えるようにするのが良いでしょう。
・設問は選択式などを使用して答えやすくしましょう。
 必須項目ではその他やフリーコメントを用意しあらゆる回答者の可能性を考慮するのが良いでしょう。
 しかしながら、フリーコメント設問は回答者の負担が大きいので1~2問程度にとどめるよう心掛けましょう。
・部署によってはわかりにくい専門用語や略語、特殊な用語には説明を加え、だれもがわかりやすいものであるようにしましょう。
・質問内容ではネガティブと捉えられるような表現は避けましょう。
 中立的な立場を守りながら、回答者が答えやすいポジティブな表現を心がけましょう。

アンケートの趣旨を告知する

アンケートの目的、今後にどのように活かされるのか明確に従業員に説明することが重要です。
配布時期、締切、回答時間などを案内しましょう。
また、記名式の場合は、評価などに影響がないことも明記して、回答者に事前に心の準備を促すようにしましょう。

メールやSMSでリマインドの徹底

締切の1週間前や3日前、1日前、とこまめにリマインドを送りましょう。
従業員の携帯電話番号がわかるようならSMSからもリマインドすることで、PCメールよりも目に触れる率が上がります。
回収率を提示したり、集計速報を全体に流すことで、未回答者の催促や回答者の期待に応えることができるようになります。

アンケートを1回で終わらせない

社内改善が目的の場合はアンケートは1回で終わらせず、数か月や半年毎など定期的に行いましょう。
ただし、アンケートの結果は必ず周知して、改善行動を起こしましょう。
結果の良し悪しに関わらず、従業員が回答してよかったと社内アンケートの実施を好意的に受け止められるようフィードバックすることで、従業員から協力が得られて回答率があがることにつながります。

> 業務改善・組織改革に!社内アンケートの作り方と活用方法

おわりに

社内アンケートの回答率を上げるには、設問設計のほかに事前告知と実施中のリマインドが重要です。
事前に重要性を理解していればアンケートに協力する従業員の割合も増え、回収率の向上が期待できます。
また、調査の実施を社内に伝えることは、アンケートを活用して職場環境を整えたり、社員一人ひとりに気づきや行動変容を促すうえでも、重要なポイントです。
信頼度の高いアンケート結果から従業員の本音を知り、職場の課題解決に乗り出しましょう。

(2019.05.30追記)

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スマレビHR ONLINE 編集部

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