アシミレーションとは？進め方や注意点をわかりやすく

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チーム内で抱えている課題を解消したい、チームの関係性をよくすることで、生産性を高めたい、そうお悩みの人事担当者の方もいるのではないでしょうか。
そのような場合に効果的な手法の一つがアシミレーションです。アシミレーションをうまく導入することで、チームで抱えている課題が明確になり、チームの関係性改善に役立ちます。
今回はアシミレーションとは何か、やり方や実施のポイントについて解説します。最後までご覧いただき、チームの課題解決にお役立てください。

アシミレーションとは

アシミレーションとは、「融和」や「同化」を意味する英語で、チームリーダーとメンバーの相互理解を深める組織開発の手法です。
具体的には、チームリーダーがいない場で、メンバーがチームリーダーについての意見を言い合い、その内容をチームリーダーにフィードバックして行います。
チームリーダーとメンバーの相互理解を深め、チーム力を高めることが主な目的です。

アシミレーション導入のメリット

アシミレーションを導入するメリットとしては、以下のようなものがあります。
・チームの一体感を高める
・相互理解ができる
・生産性向上
チームの一体感を深め、メンバーやチームリーダー間の相互理解が深まります。これはチームリーダーがいない場所で意見を言い合うことで、本音が引き出されやすくなるためです。
メンバーとチームリーダー間にある問題が可視化され、建設的な議論を生み出すきっかけとして効果が期待できます。
これらのメリットによって、生産性の向上効果も期待できるでしょう。

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アシミレーションのやり方

アシミレーションはそれほど、普及している方法ではなく、どのように導入すればよいか、わからない人も多いでしょう。
ここではアシミレーションのやり方について解説します。

ファシリテーターを設定し、意見を聞き出す

アシミレーション実施時には、ファシリテーターを設置し、メンバーから、公正かつ公平に意見を聞くことが大切です。ファシリテーターとは、人々の活動がスムーズになるよう支援し、舵取りをする人を示します。
このファシリテーターは、チームメンバー以外の第三者が担うことがポイントです。第三者が担うことで、公正かつ公平な進行をしやすくなります。この意見を聞き出す際、リーダーは退室し、メンバーの意見が聞こえることがないように配慮します。
聞き出すべき意見は目的によって異なりますが、メンバーやチームリーダーが「知りたいこと」「仕事に関する要望」などが挙げられるでしょう。また、コメントは誰が言ったものかをリーダーに伝えないことを伝えておくことが大切です。
聞き出す際には、誰しもに平等に意見を聞きつつ、自由でかつ話しやすい雰囲気で進められるよう心掛けます。いかにメンバーの本音を引き出せるかが、アシミレーションの成果を高めるために重要なポイントです。
公平性を高めるために、外部のファシリテーターを呼ぶことも選択肢となるでしょう。
関連記事：ファシリテーターとは？仕事で導入するメリットや向き不向き

リーダーはファシリテーターから意見を聞く

メンバーから一通り意見を集めたら、メンバーを退室させ、リーダーを部屋に呼び、ファシリから意見のフィードバックをします。
この際、メンバーがいない個室などがよいでしょう。意見は脚色せず、そのままリーダーに伝えます。ただし、誰がコメントしたのかは伝えてはいけません。
ときに、耳が痛いコメントがあるケースもありますが、過剰に落ち込むことがないよう、ファシリテーターは配慮して伝えるようにしましょう。

リーダーがメンバーに対してコメントをする

ファシリテーターが意見を伝えたら、リーダーはもらったコメントへの意見を説明します。この際、メンバーがいない場所で行うと、スムーズにコメントしやすくなるでしょう。
リーダーがするべきコメントとしては、もらった意見に対して、「行動の意図を説明する」「今後の改善点を伝える」などが考えられます。あるいは、もらったコメントに対して、リーダーから質問することも選択肢でしょう。
リーダーとメンバー相互の理解が進むよう、建設的なやりとりを行うことが大切です。

アシミレーション実施のポイント

アシミレーションはうまく機能すれば、チームメンバーの関係性改善に役立ちますが、やり方を間違えると、思うような効果を発揮できません。ここでは、アシミレーションを実施する際に、どのような点に気をつけるべきか、解説します。

チームメンバーが決まってから、しばらく期間をあける

アシミレーションはチームメンバーが決まってから、すぐではなく、しばらく期間をあけてから実施することがポイントです。
チームを結成してすぐは、関係性がまだできておらず、チームメンバーから必要な意見を集められない可能性があります。
ある程度期間をあけてからアシミレーションを実施することで、チーム内でのメンバーやリーダー、業務内容に関する理解が進みます。その際に、理解しきれていない部分や不満などを調整する手法として導入することが効果的です。

愚痴だけにならないよう注意する

メンバーがリーダーに対して不満を抱えている場合、アシミレーション実施時に単なる愚痴ばかりになる可能性があります。アシミレーションでは、メンバーの本音を聞き出すことが大切になるため、不満が出てしまうことは避けられないでしょう。
「こういう点に不満がある」という意見が出たのであれば、「なぜそのような不満があるのか」「どのように改善してほしいか」「実際にどのような行動をしたのか」など必要な情報を聞き出すことではじめて、建設的な議論ができます。
不満な点だけではなく、「よかったこと」や「期待していること」、などポジティブな情報を集めることも意識しましょう。
ファシリテーターは、不満を聞くことは大事なものの、建設的な議論ができるよう舵取りをしていくことが大切です。

心理的安全性を確保する

心理的安全性を確保することで、メンバーは本音で意見を言える環境になります。心理的安全性とは、「自分の意見や考えを誰に対しても安心して発言できる状態」のことです。
この心理的安全性を確保することで、メンバーから本当に思っていることを聞き出せます。意見を匿名性にする目的は、匿名にすることで、リーダーとメンバー個人の関係性の悪化する可能性をなくし、安心して意見できるようにするためです。
マイナスの意見をしっかりと言える環境づくりのためには、欠かせない要素といえるでしょう。この心理的安全性を確保することが、ファシリテーターに求められます。

導入のタイミングが重要

アシミレーションは、なんのために導入するのか、目的を明確にして実施することが大切です。導入を検討するタイミングとしては以下のタイミングがあるでしょう。
・チーム発足したばかりのとき
・リーダーが変わったとき
・メンバーのモチベーションが下がっているとき
・チームの動きを活性化させるとき
・企業でビジョンを浸透させたいとき
アシミレーションを実施する時期としては、チームの変化の際や課題があるときなどが挙げられます。また、それ以外にも、より広い範囲として、新入社員に対して、会社のビジョンなどをより浸透させることを目的に実施することもあるでしょう。

まとめ

アシミレーションはチームが抱えている課題を解決し、一体感を高めることを目的に行われます。この目的を果たすためには、実施するタイミングや、ファシリテーターの人選、心理的安全性の確保に注意することが大切です。
チームのコミュニケーションを改善したい際に、ぜひ参考にしてみてください。
また、組織のコミュニケーションを活性化する手法としては、360度評価の導入も効果的です。CBASEの360評価は導入の手間をかけずに、組織の風通しをよくする手法として、効果が期待できます。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。