就業規則とは？どうやって作成すればいい？

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会社が成長し、規模が大きくなるにつれて雇う人も増えてきます。ここで気になるのが就業規則。
今回は、「就業規則とは？」「就業規則はどのように作成するのか」について解説します。

就業規則とは？

就業規則とは、簡単に言うと雇用者と労働者との間の雇用に関するルール、きまりを定めたものになります。
就業規則の中で定められている主なものは、労働時間、休日、賃金やその支払い、社員の健康に関する事項などです。
常時、10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法第89条の定めにより、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならないとされています。就業規則の変更に関しても同様に所轄の労働基準監督署長に届け出るよう定められています。

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就業規則はなぜ必要？

就業規則はなぜ、必要なのでしょうか？
会社経営において、会社側の設備と労働力とが結びつくことで、合理的かつ能率的な運営が可能となります。この労働力にあたる労働者のパフォーマンスが健全であるためには、会社側・労働者側の関係において労働条件や職場での規律を画一化し、明文化することで公平・公正さと仕事の安全環境を保つ必要があります。
これは会社側を守るためにも、労働者側を守るためにも大切な取り決めになります。
同時に不健全な企業運営で会社のパフォーマンスを下げてしまわないためにも重要なものです。
ですから、単純に法律で定められているから作成する、というスタンスではなく、その重要さを正しく捉えて作成する必要があるのです。

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就業規則の基本的な考え方

就業規則では、以下のようなことをポイントとして考える必要があります。
・会社の公式なルールの明示により、万が一の際に会社を守ることができる
・社員が守るべきルールが明文化されることで全体のモラルアップの向上を果たす
・懲戒規定などを整備し明示することで、問題発生時に適切な処置ができる
・きちんとした就業規則があり、それが守られていることで企業のイメージアップを図る
・就業規則の作成、改編に取り組むことで、会社の課題、人事配置の穴が見つかる
・雇用に関わる助成金、補助金などの申請に役に立つ　など
以上のように、単に会社と社員の関係性の問題ではなく、会社自体の可能性にも関わってくることを念頭に入れて作成にあたるのが良いでしょう。

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就業規則は自分で作成できるの？

就業規則は、厚生労働省のホームページに用意されているモデル就業規則を参考にしたり、社会保険労務士事務所（以下、社労士事務所）などのホームページで用意されているテンプレートを利用することで自分で作成できます。
しかし、自社にとっての必要範囲、従業員と会社間で起こりうるさまざまな可能性を考慮し作成するため、簡単に作成できるものではありません。

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就業規則の作成に費用はかかるの？相場は？

就業規則の作成を外部に依頼する場合は費用がかかります。
社労士事務所に依頼する場合の相場は20〜30万円と言われていますが、これは主に、正社員のみの適用範囲で作成される「就業規則本則」と呼ばれるものの作成分になります。
（「就業規則本則」は社労士事務所などの案内で表記されるもので、適用範囲に特に定めはない）
諸規定の追加により５万〜15万円の金額が加算され、また企業規模により雇用の範囲も変わるため、100万円前後となる場合もあります。

就業規則の作り方は？

 ここでは、具体的な就業規則の作成の流れについて解説します。

行政官庁への届け出

就業規則の作成・変更をする場合、労働基準監督署に届け出が必要になります。
その際、労働者の意見も踏まえての作成・変更であることを示すため、労働者代表の意見添付も必要になります。ここでいう労働者の代表とは、労働者の過半数で組織される労働組合がある場合はその代表過半数、労働組合がない場合は従業員の過半数により選ばれた人になります。役員、及び管理監督者は労働者代表になることはできませんので注意しましょう。
また、事業所ごとの届け出が一般的とされています。しかし、本社と同じ内容の就業規則である場合に限り、本社所在地を管轄する労働基準監督署長経由で、まとめて一括の届け出にすることも可能です。
なお、届け出を行った就業規則は、従業員に周知することが義務付けられています。

必ず入れるべき項目

就業規則で必ず入れるべき項目を「絶対的必要記載事項」といいいます。
・労働時間関係
　始業および就業の時刻、休憩時間、休日、休暇などが含まれます。
・賃金関係
　賃金の決定、計算および支払いの方法、賃金の締切および支払い時期、昇給に関する事項が含まれます。
・退職関係
　解雇に関する事項を含む退職に関する記載が含まれます。

状況により必要となる項目

状況により入れなくてはならない項目を「相対的必要記載事項」といいます。
この「状況により」とは、会社に何らかの定めをおく、制度を設ける場合と考えるとわかりやすいでしょう。
・退職手当に関して
・臨時の賃金・最低賃金に関して
・費用負担に関して
・安全衛星に関して
・職業訓練に関して
・表彰・制裁に関して
・災害補償・業務外の傷病扶助に関して
・その他

就業規則のテンプレート

ここで厚生労働省のホームページにて紹介されている「モデル就業規則」を紹介します。
こちらでは、基本的な就業規則のほか、外国人労働者が増えている昨今の状況から、英語・中国語・ポルトガル語・ベトナム語で書かれた外国語版と、やさしい日本語版も用意されています。
厚生労働省ホームページより「モデル就業規則について」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html

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就業規則を作成するときの注意点は？やってはならないポイント７つ

ここでは就業規則作成時における注意点を解説します。

他社の就業規則をそのまま使う

当たり前のことですが、同業であっても他社と自社では内部事情や企業風土といった部分から大きく違うものがあります。就業規則はその会社で働く人たちのためのものであり、そして会社のためのものですから、自社の規模、社風、目的・目標とするところのもの、従業員の特性や状況の比率を十分に考慮して作成する必要があります。

書籍に書いてあるものをそのまま使う

前述よりも良くないのが書籍に書かれているものの流用です。広く浅く多くの企業に共通することが書かれた就業規則となりますので、働く世代や地域の自治などと合わずに形骸化する恐れがあります。

経験の少ない社労士に丸投げする

資格保有者だから、と、労務のスペシャリストとされる社会保険労務士（以下、社労士）に丸投げするのもよくありません。社労士資格に必要とされる知識範囲はとても広く、全ての分野に精通しているとは限りません。まして、経験の浅い社労士の場合は、それまでの社会人経験によって強い分野とそうでない分野とで大きな差があったり、経験不足による対応力の低さや柔軟性の欠如が気になる可能性が高くなります。

とりあえず士業に依頼する

顧問税理士はいるが、顧問社労士がいない、という企業はとても多くあります。
このような企業で見られるのが、やることは同じだろうと浅く考え、税理士に就業規則の相談をしてしまうケースです。税理士は税務のプロではありますが、労務・年金関係ではそうとも言えません。
また、弁護士に依頼するケースも見られますが、弁護士となると得意分野が大きく別れますので、安易に士業に依頼するのは避けたほうが良いでしょう。

一人の担当者に任せてしまう

多くの立場の人たちが共有する就業規則は、できるだけ多くの目を通して作成されるべきものです。立場が違えば、見える場所も違います。
少ない人事担当者の中で日々の業務を進めることに悩みを持つ企業も多くありますが、就業規則こそ、できるだけ多くの目を通して作成しなくてはなりません。

業種に合わせて考えていない

業種により必要となる取り決めは変わります。
ですから業種により盛り込まなくてはならないものをリストアップし、漏れのないように作成する必要があります。
また、複数の業種がある会社であるならば、業種ごとの違いも考慮して作成する必要があります。

正社員のみ作成する

正社員のみ就業規則があって、契約社員、パートタイム勤務者、アルバイト勤務者の就業規則がない会社が時々見られます。
全ての従業員に向けて必要となるものであり、場合によっては会社を守る大切な役割を果たすのが就業規則です。
自社にある全ての雇用形態に合わせて作成をしましょう。

まとめ

今回は就業規則について解説しました。
就業規則の作成については、法や制度など多岐にわたった知識と配慮が必要になります。
会社で働く人たちが心地よく働くためのルールブックですから、会社と従業員の良い関係性のためにも、より良い就業規則の作成と維持を考えたいですね。

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HRコラム編集部

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