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ハイブリッドチームを成功させるには?運用のポイントと注意点

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リモートワークとオフラインを組み合わせたハイブリッドチームを運用したいが、導入が難しくお困りの人事担当者の方もいるのではないでしょうか。
ハイブリッドチームは近年導入されはじめた働き方で、うまく運用すれば、これまでよりも柔軟な働き方ができ、従業員の満足度や生産性の向上に役立ちます。
しかし、適切な運用体制が整えられなければ、トラブルが起き、思うような成果がえられません。
本記事ではハイブリッドチームを運用するためのポイントや、失敗しないための注意点について解説します。ハイブリッドチームの運用にお困りの人事担当者の方はぜひ参考にしてください。

ハイブリッドチームとは

ハイブリッドチームとは、リモートと対面の両方で働くチームのことです。新型コロナウイルスの感染拡大への対策から導入されはじめました。
しかし、ハイブリッドチームには、新型コロナウイルス感染拡大への対策以外のメリットがあり、新型コロナウイルスの収束後、引き続きハイブリッドチームを導入することも現実的な選択肢となっています。

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ハイブリッドチームのメリット

ハイブリッドチームを導入するメリットとしては、以下のものがあります。
・従業員満足度の向上
・人材が確保しやすくなる

従業員はハイブリッドチームが導入されることで、これまでよりも柔軟な働き方が可能になります。その結果、従業員の満足度が上がり、離職率の低下にも効果が期待できるでしょう。
ハイブリッドチームで働ける労働環境があることで、採用時にもPRできます。その結果、より優秀な人材が確保しやすくなることが期待されます。

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ハイブリッドチームの課題

ハイブリッドチームは最近導入されはじめた制度であり、多くの課題を抱えていることも事実です。具体的には以下のような課題があります。
・コミュニケーションが破綻する可能性
・人間関係が悪化する可能性
・業務の可視性が確保しにくい

ハイブリッドチームはリモートワークとオフラインの間で、コミュニケーションのトラブルが起きる可能性があります。その結果、良好な人間関係が構築しにくくなる場合もあるでしょう。
オフィスとオフラインの間で業務の可視性が確保しにくく、チーム内でそれぞれの業務の進捗を可視化するには、そのための対策が必要不可欠です。
ハイブリッドチームを導入するためには、これらのリスクをいかに排除するか、そのための管理体制を整えることが重要だといえます。

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ハイブリッドチームを運用するポイント

ハイブリッドチームを運用するためには、そのための体制を整えることが大切です。しかし、どのように体制を整えるべきか、わからないことも多いでしょう。
ここでは、ハイブリッドチームを運用する際のポイントについて紹介します。

リモート状態で業務状況がすべて把握できる

ハイブリッドチームでは、リモート状態で業務状況のすべてが把握できることが大切です。
オフラインで対面する従業員とリモートワーク主体の従業員は、情報量に差が出やすくなっています。オフラインでしかアクセスできない情報や作業があると、従業員間の公平性が確保できず、トラブルの原因になりかねません
いつどこで誰が働いているか確認できる状態づくりをし、チーム内で業務の公平性を確保することが大切です。
そのため、リモートワークとオフラインで差が出ないよう、ITツールの導入を進めるなどの施策をし、運用体制を整える必要があります。

従業員間の信頼関係を担保する

ハイブリッドチームでは、従業員間の信頼関係が構築されていることが大切です。
ハイブリッドチームはどうしてもコミュニケーションの機会が減りがちです。そのため、積極的にコミュニケーションを取れる関係性ができていなければ、従業員間の不満も溜まりやすくなります
また、従業員がどのように働いているか、目に見えにくいため、過度な監視体制をつくるケースもありますが、好ましくありません。ある程度の透明性は必要なものの、やり方など細かく監視せず、成果にこだわることが大切です。
チームメンバーが勤務体制に関わらず、相互にリスペクトしあい、積極的にコミュニケーションを取れる体制であると、ハイブリッドチームはスムーズに運用しやすくなるでしょう。

フィードバック体制をつくる

ハイブリッドチームでは、フィードバック体制をつくることで、従業員の成長を効果的に促せます
たとえば、360度評価のように、一人の社員を複数人で評価する制度を導入することで、社内のコミュニケーションを促しつつ、フィードバック体制を構築可能です。
しかし、リモートワークの従業員の場合、上司が従業員の現在の状況を、正確に把握できないケースもあります。そのような場合には、質問し、従業員から心配な点などを聞き出すことで、より的確なフィードバックができるでしょう。

社会的なつながりが作れる仕組みを

ハイブリッドチームでは、特にリモートで働く社員が、孤独感を感じやすい環境にあります。業務上の課題に注目が集まりがちですが、従業員の感情的な側面にも配慮が必要です。
具体的には社内SNSの導入や、会議終了時や開始前に雑談の機会を設ける、ランチタイムにコミュニケーションを取れるようなビデオ会議を設置するなどの方法が挙げられます。
ただし、このようなイベントごとに強制で参加させると逆効果になりかねません。従業員が自分から「関わりたい」と思えるような環境をつくれるよう心がけましょう。

公正な制度の導入

人事担当者の方が注意するべき点として、公正な制度を導入することです。注意するべき点としては以下のようなものがあります。
・評価制度
・福利厚生
・報酬

たとえば、オフラインの人しか利用できない制度がある、オフラインでしか評価されにくい項目があり、報酬に影響するなどすると、公正とはいえず、従業員の不満が溜まってしまいます。
そのような事態が起きないよう、リモートワークの従業員が利用できる福利厚生などがあるなどして補填するようにしましょう。

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ハイブリッドチーム運用時の注意点

ハイブリッドチームは、トラブルが起こりやすいため、注意するべき点も多数あります。ここでは、ハイブリッドチームの運用時に注意したい点を紹介します。

先入観やバイアスがかからないよう注意する

ハイブリッドチームでは、立場が違う人に対して、先入観やバイアスがかかりやすくなります。「オフィス内で働いている人の方が生産性が高い」という近接性バイアスがハイブリッドチームのメンバー間では働きやすいでしょう。
バイアスが働いていない状態というのも難しく、チームメンバーに悪意がない場合でも起こってしまう事象です。
そのため、「バイアスは誰にでもあるもの」という前提で、バイアスが働いたときに自分で気づけるような体制づくりを心がけましょう。

チームの状況把握に配慮する

ハイブリッドチームは、チーム内の状況把握が難しいため、意識的な配慮が必要です。リモートワークで働く人の状況は把握しにくく、気をつけていても、配慮からこぼれ落ちるメンバーが出てしまう可能性があります。
そのような従業員がいると、ハイブリッドチームの運用に問題が出てしまいかねません。
その対処法として、相談しやすい環境づくりや、人間関係の構築をする工夫が必要です。ただし、中には、そのような場に参加することが苦手な人もおり、全体を対象にするだけでは十分とはいえません。
そのような従業員には、個別に交流する機会をつくるなど、状況が把握できない従業員をつくらない工夫が大切です。

柔軟な対応体制を整える

ハイブリッドチームでは、運用しながら改善していく仕組みをつくることが大切です。
どのような運用体制がうまく行くのかは、会社の業種や社風、従業員の嗜好などにより変わります。そのため、どのような制度がよいと一概にはいえず、試行錯誤が欠かせません。
チームの運用について、改善しやすいよう意見できるようにするなどの体制を整え、PDCAをまわせるようにすることで、よりよいチーム環境がつくれるでしょう。

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まとめ

ハイブリッドチームはうまく運用すれば、より従業員の満足度を高め、働きやすい環境をつくれます。
しかし、運用体制の構築が難しく、トラブルが起こりやすいため、試行錯誤しながら、運用体制を整えることが大切です。
運用体制を整えるのに役立つ制度として、スマレビの360度評価もご検討ください。スマレビの360度評価は導入が簡単で、組織の風通しを改善するうえで役立ちます。


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CBASE 360 HRコラム編集部

「CBASE 360」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。