形式知とは？暗黙知を見える化し、形式知に変える方法

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形式知は会社全体の財産となり、うまく共有する体制を作ることで、ノウハウが蓄積され、企業の成長を助けます。しかし、形式知を共有するためには、そのための仕組みづくりが必要です。
今回は形式知とは何か、共有するメリットや共有の手順、共有しやすい仕組みを作るポイントまで解説します。形式知を共有する体制づくりの参考になれば幸いです。

形式知とは

形式知とは、文章や図表など客観的に説明できる形になった知識です。マニュアルに記載されている内容などが含まれます。
これに対して、言語化されていない知識が暗黙知です。暗黙知は個人の経験や勘など、個人の主観による知識で、訓練や練習を通して身につけたものです。そのため、経験的知識とも呼ばれています。

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暗黙知を形式知に変えるメリット

個人の持っている暗黙知を形式知として共有することで、会社全体の知識レベルを引き上げられます。具体的には以下のようなメリットが期待できるでしょう。
・業務の効率化
・人材育成の効率化
・仕事の属人化の予防
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
参考記事：暗黙知とは？可視化や形式知に変える方法をわかりやすく解説

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暗黙知を形式知に変えるSECIモデルとは

暗黙知を形式知に変える方法として、使われるのが、SECI（セキ）モデルです。SECIモデルは以下4つのプロセスを循環させて暗黙知を形式知にしていきます。
・共同化
・表出化
・結合化
・内面化
それぞれの具体的な内容について、次で解説します。

共同化

共同化とは個人の暗黙知を他人に経験させ、暗黙知を他人と共有するプロセスです。この時点では、形式知にする必要はありません。暗黙知を共有することで、知識の相互理解を深め、勘や感覚を表現して共有します。
具体的には、実務を一緒に経験する、営業活動などに同行するなどの行動が該当します。いわゆる職人の技術を「見て学ぶ」プロセスです。

表出化

表出化のプロセスでは、暗黙知を言葉にし、他のメンバーと共有するプロセスです。ここでは言葉や図表を使いながら、形式知として共有することを目指します。共同化との違いは、客観性を持ち、形式知として周囲に伝えることです。
具体的には業務マニュアルの作成や、ミーティングでの詳細な報告の過程で行われます。論理的かつ客観的にわかりやすい内容になるよう心がけることが大切です。マニュアルを作ることで、形式知を会社全体に共有できます。

結合化

結合化とは共有された形式知と、別の形式知を組み合わせて新しい知識を創造することです。表出化によって共有された知識は、共有された個人によって実践される中で、新しい仕組みや知識が生まれます。
形式知をまとめていく中で、包括的かつ体系的なマニュアル作成ができるでしょう。

内面化

内面化とは個人が新しく得た形式知を、個人の暗黙知として習得させるプロセスです。新しい形式知は、共有された時点では身に付いていないため、反復練習を通して身につけます。
具体的には、マニュアルを見ながらの作業をマニュアルなしでできるようになった、などの事例が挙げられます。
内面化し暗黙知となったものは個人の工夫により、新しい暗黙知が生まれます。その暗黙知を再びSECIモデルを通して共有することで、会社としてのノウハウが蓄積されるでしょう。

SECIモデルを実現する環境を作るには

SECIモデルを使って、暗黙知を形式知に変えていくためには、そのための仕組みづくりが大切です。具体的にはどのようなポイントがあるのか、次で解説します。

ナレッジリーダーを作り制度を作る

暗黙知を形式知にするためには、そのための活動を先導するナレッジリーダーが必要です。ナレッジリーダーは暗黙知を形式知にする意義や目的を従業員に共有し、そのための仕組み作りやツールの導入などを行います。SECIモデルを継続的に繰り返せる仕組みづくりも大切です。
暗黙知を形式知にする試みは、「自分にメリットがない」と非協力的な従業員少なくありません。そのような従業員にも協力してもらえるよう、インセンティブを作る、人事評価を整えるなどして、雰囲気づくりから始めることが大切です。
また、結果が出たことがわかるよう、定量的なデータを取得すると、意義が効果的に伝わります。

他者と知識の交換をする

SECIモデルをうまく回すためには、「創発場」と呼ばれ、他者と知識の交換が自然にできる場所を作りましょう。気軽な雑談の中から、暗黙知となるものが共有されやすいためです。
具体的には、休憩時の雑談、ランチ会など気軽にできる日常のコミュニケーションの場があります。また、従業員同士が自由に話をしやすいよう、経営陣がオープンな場を作ることが大切です。
従業員が暗黙知を積極的に共有したいと思えるよう、人事評価制度を整える方法もあります。
従業員間の関係性が築かれておらず、コミュニケーションが活発でない場合には、創発場は機能しません。その場合は、コミュニケーションができるような関係づくりから始める必要があります。

通常業務の中で対話できる場所を設ける

SECIモデルでの表出化を図るためには、会議などの場を作ることが大切です。雑談の場だけでは、暗黙知を形式知にして共有できません。表出化のプロセスでは、偶発性に頼らず、自発的に場を設けることが必要です。
具体的には、暗黙知を形式知にすることを目的としたミーティングやプレゼンなどの場を開く必要があります。

形式知と形式知を組み合わせる

形式知と形式知を効率的に組み合わせるためには、ITツールなどを使い、効率的に共有、議論できる仕組みが必要です。具体的には、社内SNSやチャットツールの導入、Googleドキュメントやスプレッドシートでの共有、オンラインミーティングなどが挙げられます。
これらのツールは、URLや資料が共有しやすく、場合によっては対面で話し合うよりも、効率的な議論が可能です。結合化のプロセスでこのようなツールを導入することで、より新しい形式知が生まれる可能性が高まります。
また、ITツールを使い、形式知を確認しやすい体制づくりも大切です。書類は形式知を共有する手法の一つですが、書類の場合は、必要な情報が探しにくく、共有されないまま埋もれてしまうことがあります。
ITツールの中には、形式知をデータベース化し、検索できるツールもあります。このようなツールは動画や音声での記録もできるため、必要な情報をより効率的に共有できるでしょう。

実践の場を作る

形式知を従業員個人の暗黙知に落とし込むには、実際の実践が欠かせません。特別な場所や環境は必要ありません。普段の労働の中で、実践していきます。
実際に試す以外にもシミュレーションを繰り返す方法も効果的です。

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まとめ

企業として、形式知を蓄積していくことは、従業員の成長を促し、企業の生産性を高めるためにも大切です。
しかし、形式知を共有するSECIモデルを効果的に回すためには、そのための体制を作る必要があり、コミュニケーションが活性化されていなければ、うまくいきません。
コミュニケーションの活性化を促しやすい場を作る方法の一つとして、360度評価のような制度を取り入れることも効果的です。360度評価は一人の従業員の上司や部下など複数人の視点から評価するため、従業員間の相互理解が進み、コミュニケーション活性化の助けになります。

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