2016.08.23その他ツール活用

社内アンケートの作り方と活用方法

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in-house-questionnaire

組織改革や生産性拡大などの大きな事項に関わらずとも、社内アンケートは度々回ってきます。

アンケートの実施に際しては、回答者を特定しないためにLAN上に共有ファイルを置く、もしくはオンラインのWebアンケートツールなどを利用している会社もあるのではないでしょうか。

どのようなツールを使う場合も、社内アンケートを行う上で一番重要なことは、「アンケートの目的に合った質問を作ること」と「アンケート結果を現実にフィードバックすること」です。

今回は、役に立つ社内アンケートの作り方とその活用方法についてご紹介します。

社内アンケートの目的

purpose-of-in-house-questionnaire社内アンケートは「会社の利益」を目的として行われます。「対象社員のアンケート回答にかかる時間(工数)×平均単価」は、大きな出費になります。大きな金額を投じてアンケート結果を「買う」ため、アンケートを実施する際は価値ある意見や情報を出来る限り集めなければなりません

また、Webサービスを利用した社内アンケートは、コミュニケーションツールとして活用できるというメリットもあります。業務や福利厚生の改善を目的にアンケートを行う場合、社内アンケートの利点は「すべての社員の声が聞こえる」ことです。普段は発言の機会のない社員や、立場上伝えづらいことなども、無記名のアンケートであれば自由に本音を発言できます。したがって「社員が本当に望んでいることは何か」「どのような対策を立てれば多くの社員の満足が得られるか」を、比較的容易に汲み取ることができます。

社内アンケートの作り方

how-to-make-in-house-questionnaireまずは会社として、社員アンケートの目的と課題を明確に提示します。その上で、「選択肢から選ぶ」あるいは「他の意見や提案があれば発表する」など、社員が回答しやすい形式を導入します。

「質問力」という言葉が一時期広く取り上げられましたが、良い質問は、優れた発想や解決策を呼び込みます。逆に質問が紋切型だったり、配布側の意見を押し付けるだけのものになったりした場合、回答はYesかNoしかなくなり、回答の裏にある真意は見えてきません。質問文は何度も推敲し、できれば同僚などの他者にチェックを依頼しましょう。

具体的には、以下のような点に注意してください。

  • 質問の文章は短く、分かりやすくすること
  • あいまいな表現は避け、具体的に書くこと
  • 選択肢の数はできるだけ揃え、多くなりすぎないこと
  • 回答に要する時間を設定して、時間内で回答できる分量にすること

またアンケートのデザイン面では、設問が見やすく、そして気軽に回答できる工夫も必要です。最近では、アンケート作成のためのWebアプリなどもあります。Webアプリのテンプレートを活用し、スマートなアンケートを作成しましょう。

社内アンケートの活用方法

data-analysis-of-in-house-questionnaire社内アンケートを回収した後は、データの分析を行います。

設問ごとに結果をグラフ化し、ひと目で傾向がわかるようなファイルを作成しましょう。集計結果のグラフ化を行うことにより、再度アンケートを実施した際に、回答の変化を容易に確認することができます。

アンケートを元に改革案を発表する場合も、アンケート結果のまとめ方でインパクトが異なります。可能であれば、アンケートの結果がどのような形で発表・実体化される予定なのか、アンケート自体に明記してください。アンケートを受ける側としても、自分の回答がどのような形で活用されるのか、事前に知っていた方が回答しやすくなります。

おわりに

課題にもよりますが、アンケートを回収してから分析し、対策を立てるためには時間がかかります。そのため、あらかじめ社内アンケートを活用するまでのスケジュールを立てておくべきです。

また、アンケートには回答期限を設定し、期限の数日前には配布した社員全員にリマインドを送ってください。

アンケートの成果を測るバロメーターのひとつは、「回収率」です。回収率が悪い場合、回収できた結果は一部の社員のみの意見になるため、活用にも問題が生じます。

社内アンケートは比較的手軽に行うことができる改革のための手段です。紹介した注意事項を参照し、有効に活用できるよう取り組んでください。

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人事評価ナビ編集部

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