2019.03.05その他ツール活用

業務改善・組織改革に!社内アンケートの作り方と活用方法

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業務改善や組織改革のためにはまず現状の把握が必須です。現状把握のために対象者を抽出し、ヒアリングを行う場合もあるかと思いますが、それでは社内全体の現状を把握するには視点が不十分となり、結果に偏りが出る可能性が否めません。従業員全員に回答を求めることができる社内アンケートを行うと、実施によって対面のコミュニケーションでは明らかになりづらい従業員の生の声が集められます。
社内アンケートを実施する際に最も重要なことは、「目的に合ったアンケートを作ること」と「アンケート結果を社員にフィードバックすること」です。
今回は社内アンケートの作り方と活用方法をご紹介します。

目的に合ったアンケートを作る

社内アンケートを実施する際には「なぜ実施するのか」という目的の明確化が必須です。現状を把握したいのか、経営の健全性向上のための情報を集めたいのか、組織やマネジメントの問題を把握したいのかなど目的によって設問設計が大きく異なるので、まずは目的をはっきりとさせましょう。

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無記名か記名か

まず調査方法として、無記名(匿名)なのか記名(実名)なのかを決めましょう。
普段は発言の機会がなかったり、立場上伝えづらいことがあったりする社員も、無記名のアンケートであれば自由に本音を発言することができます。しかし、集計の際に「部署」や「年齢」などの傾向を掴めるように、キーとなる情報の収集は必要です。無記名で実施する場合には集計時に傾向がつかめるようある程度の属性情報は収集しましょう。

設問設計の注意点

設問を設計する際には、回答を誘導してしまうことがないよう、中立的な立場で設計しましょう。また、以下の点に注意しましょう。

・調査項目のモレやダブりを防ぐ
・設問文は短く、分かりやすくする(なるべく難しい文言や専門用語は使わない)
・あいまいな表現は避け、具体的に書く
・「とてもそう思う」「そう思う」など、回答の選択肢を作る場合は、数はできるだけそろえ、
 多くなりすぎないようにする
・回答に要する時間を設定して、時間内で回答できる分量にする

回答形式はできるだけ選択式とし、記述式は1〜2割にすると回答者の負担を軽減できます。

アンケート結果を社員にフィードバックする

アンケート実施後は集計して終わりではありません。回答の手間をかけたのにフィードバックが行われない調査は従業員の不満を招いてしまうことが考えられます。
社内アンケートは従業員が自社や自らの状況を認識できる有効な機会です。フィードバックを行うことで、課題解決に向けたアクションを実施する際の従業員の積極的な参加や改善に向けた前向きな協力などが得られやすくなります。
どのような結果が出たのかを社員にフィードバックし、業務改善や組織改革につなげていきましょう。

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誰にどこまで伝えるか

全社的な結果であれば全社員に対して、部門や部署単位の結果なら各職場の責任者をとおして現場社員へ行います。しかしながら、集計データをすべて開示すると情報量が多すぎる場合もあります。
フィードバックの手段やどの程度結果を開示するかをきちんと決め、アンケート結果を今後どのように生かすのか伝えることがベストです。全社員に伝える場合には「シンプルでわかりやすい」ということにも配慮しましょう。

フィードバックのタイミング

実施から間をあけずなるべく早くフィードバックしましょう。
フィードバックをせずにアンケートばかり繰り返していると、従業員は会社に対して不信感を覚え、次第に回答率の低下を招きます。
結果の良し悪しに関わらず、従業員が回答してよかったと社内アンケートの実施を好意的に受け止められるようフィードバックしましょう。

アンケート作成はシステム利用がオススメ

社内アンケートの実施にはシステムの利用をおすすめします。システムを利用することで、回答進捗管理や結果集計が容易になります。
また、その他にも下記のような利点があります。
・設問設計によって回答漏れや無回答を防ぐことができる
・回答率促進のリマインドメールを送るときも、未回答者のみ等セグメントができる
・ES調査(従業員満足度調査)など、既に設問項目が用意されているシステムを利用すれば、
 初めてでも簡単に本格的な調査が行える
・アンケートのノウハウを持つ専門スタッフのサポートが受けられる

社内アンケートを実施することによって、普段いっしょに働いているだけでは気づけない現状を把握できます。そして、回答結果をフィードバックすることによって業務改善や組織改革にむけて従業員ひとりひとりが行動することが期待されます。
社内アンケートを通して自発的に業務改善や組織改革ができる仕組みを作っていきましょう。

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(2019.03.05追記)

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人事評価ナビ編集部

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