2017.05.15その他ツール活用

社内アンケートの作り方と活用方法

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組織改革や生産性拡大などの大きな事項に関わらずとも、社内アンケートは度々回ってきます。

アンケートの実施に際しては、回答者を特定しないためにLAN上に共有ファイルを置く、もしくはオンラインのWebアンケートツールなどを利用している会社もあるのではないでしょうか。

どのようなツールを使う場合も、社内アンケートを行う上で最も重要なことは、「アンケートの目的に合った設問を作ること」「アンケート結果を社員にフィードバックすること」です。

今回は、役に立つ社内アンケートの作り方とその活用方法についてご紹介します。

社内アンケートの目的

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社内アンケートは「会社の利益」を目的として行われます。しかし、「対象社員のアンケート回答にかかる時間(工数)×平均単価」は、大きな出費です。大きな金額を投じてアンケート結果を「買う」ため、アンケートを実施する際は価値ある意見や情報をできる限り集めなければなりません。

また、Webサービスを利用した社内アンケートは、コミュニケーションツールとして活用できるというメリットもあります。

業務や福利厚生の改善を目的にアンケートを行う場合、社内アンケートの利点は「全ての社員の声が聞ける」ことです。普段は発言の機会がなかったり立場上伝えづらいことがあったりする社員も、無記名のアンケートであれば自由に本音を発言できます。したがって「社員が本当に望んでいることは何か」「どのような対策を立てれば多くの社員の満足が得られるか」を、比較的容易にくみ取ることができます。

社内アンケートの作り方

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まずは会社として、社員アンケートの目的と課題を明確に提示します。その上で、「選択肢から選ぶ」あるいは「他の意見や提案があれば発表する」など、社員が回答しやすい形式を導入しましょう。

「質問力」という言葉が一時期広く取り上げられましたが、良い質問は、優れた発想や解決策を呼び込みます

逆に質問が紋切り型だったり、配布側の意見を押し付けるだけのものだったりする場合、回答はYesかNoしかなくなり、回答の裏にある真意は見えません。質問文は何度も確認し、できれば同僚などにチェックを依頼しましょう。

具体的には、以下のような点に注意してください。

・質問の文章は短く、分かりやすくすること

・あいまいな表現は避け、具体的に書くこと

・選択肢の数はできるだけそろえ、多くなりすぎないこと

・回答に要する時間を設定して、時間内で回答できる分量にすること

またアンケートのデザイン面では、設問が見やすく、そして気軽に回答しやすい雰囲気にする工夫も必要です。最近では、アンケート作成のためのWebシステムなどもあります。Webシステムのテンプレートを活用し、スマートなアンケートを作成しましょう。

回収率を高めるリマインドを回答期限前に送ろう

課題にもよりますが、アンケートを回収してから分析し、対策を立てるためには時間がかかります。そのため、あらかじめ社内アンケートを活用するまでのスケジュールを立てておくべきです。

また、アンケートには回答期限を設定し、期限の数日前には配布した社員全員にリマインドを送ってください。

アンケートの成果を測るバロメーターのひとつは、「回収率」です。回収率が悪い場合、回収できた結果は一部の社員のみの意見になるため、活用にも問題が生じます。そのため、リマインドを送って回収率を上げるのは、成果を上げる有効な方法です。

社内アンケートの活用方法

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社内アンケートの回答を回収した後は、データの分析を行います。

設問ごとに結果をグラフ化し、ひと目で傾向が分かるようなファイルを作成しましょう。集計結果をグラフ化すると、再度アンケートを実施した際に、回答の変化を容易に確認することができます。

アンケートを元に改革案を発表する場合も、アンケート結果のまとめ方次第でインパクトが異なります。可能であれば、アンケートの結果がどのような形で発表・実体化される予定なのか、アンケート自体に明記してください。アンケートに協力する側も、自身の回答がどのような形で活用されるのか、事前に知っていた方が回答しやすくなります。

 

アンケート結果を社員にフィードバックする

前述のとおり、アンケートの結果はなるべく早く、必ず社員にフィードバックしましょう。なぜなら、協力してくれた社員はそのアンケート結果がどうなったのか当然気になるからです。フィードバックをせずにアンケートばかり繰り返していると、社員は会社に対して不信感を覚え、次第に回答率が下がります。

フィードバックは、全社的な結果であれば全社員に対して、部門や部署単位の結果なら各職場の責任者をとおして現場社員へ行います。フィードバックの手段やどの程度結果を開示するかをきちんと決め、アンケート結果を今後どのように生かすのか社員全員に伝えることがベストです。

 

>>社内アンケートを活用するならコチラへ

 

おわりに

今回は、役に立つ社内アンケートの作り方とその活用方法についてご紹介しました。

社内アンケートは比較的手軽に行うことができる、会社の改革のための手段です。
社員の生の声を聞き出して、より良い組織作りを目指すためには欠かせません。
今回取り上げたポイントをいま一度参照して社内アンケートを作成・実施し、その結果を有効に活用できるよう取り組んでください。

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人事評価ナビ編集部

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