1on1ミーティングで話すことに困ったらどうする？原因やテーマ例

⇒【マンガでわかる】「360度評価」のメリットやデメリット、失敗しないための導入方法が詳しく学べる資料を1分でダウンロード

1on1ミーティングでは、部下と話すことがなく困ってしまう、ということがしばしば起こります。
話題に困る場合、どのようなテーマを話すべきか考えることも選択肢ですが、なぜ話題がなく困るのか原因を考えることも大切です。
部下と上司の成長に役立つ1on1ミーティングですが、適切に運用できなければ、部下と上司の両方にとって時間の無駄になってしまいます。
今回は1on1ミーティングで話すことがない場合の原因、対処法を解説します。1on1ミーティングをより充実したものにするための参考にしてください。

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングの目的には以下のものがあります。
・部下の育成
・部下のモチベーションの向上
・上司のマネジメント力の向上
・問題や課題の解決
部下の育成やモチベーションの維持だけではなく、上司の問題解決力の向上や問題や課題の解決に役立ちます。
ただし、行うタイミングによって、1on1ミーティングの目的は変わるため、毎回の1on1ミーティングに対して目的をきちんと設定することが大切です。

1on1ミーティングと面談の違い

1on1ミーティングと面談は一見すると同じものだと思われるかもしれません。しかし、評価面談と1on1ミーティングは明確に異なります。
その大きな違いはその目的です。面談は人事や上司が主に行い、これらの人から部下に対して話し続けることになります。
しかし、1on1ミーティングでは、部下がどのように感じているか、対話をしながら進めていくことが特徴です。そのため、部下に対してアドバイスをすることもありますが、まずは部下の考えをしっかりと聞く必要があります。

• 〇目的に合わせたセミオーダーメイド設計
• 〇専任スタッフのサポートでとにかくカンタン手間いらず！
• 〇企業の持続的成長を目的とした改善サイクルを実現

⇒「CBASE 360°」の詳細を見る

1on1ミーティングで話すテーマ

1on1ミーティングのテーマは特に制約はなく、自由に設定できます。ここでは、1on1ミーティングでどのような話題で話せばよいか、設定できるテーマの例を紹介します。

雑談

雑談は相手にリラックスを促し、話しやすい雰囲気を作るために効果的です。雑談を上手く最初に取り入れられると、部下が本音を率直に話せる空気を作りやすくなります。
雑談の例としては以下のものがあります。
・季節や気候の話
・趣味についての話
・ニュース
・旅行
・家族の話
・ファッションの話
・食べ物の話
・住んでいる場所についての話
雑談のバリエーションを増やすと、より相手をリラックスさせるのに役立ちます。ただし、雑談は、部下のモチベーション向上や問題解決にはならないため、適度な時間で切り上げることも大切です。

業務や組織について

業務や組織についての話題は、モチベーションの向上や抱えている悩みの共有・解決に効果的です。
・仕事にまつわる雑談
・組織やチームに対しての要望や悩み
特に「急ぎではないが、悩んでいること」の場合、時間がしっかりと確保できていなければ、話される機会がないこともあります。
そのため、1on1ミーティングでの話題に取り入れられると、充実した話ができるでしょう。ただし、相手がその話をしたいと思っていないのであれば、避けた方がよい場合もあります。

キャリア形成

部下のキャリア形成はモチベーションの高い従業員にとって、関心が高いテーマの一つです。例えば、以下のような話題があります。
・自己評価や現状の目標
・チャレンジしたいこと
このような話題は上司だからこそアドバイスできる内容も多々あるはずです。
ただし、モチベーションが低い状態の社員の場合には、無理に触れない方がよい場合もあります。その場合は抱えている悩みなどを聞くことを重視しましょう。

プライベート

プライベートな話題は、相手との信頼関係を構築するために効果的です。部下に対して「興味を持っている」ということを伝えられると、相手との信頼関係を構築しやすくなります。
・家族や友人との話
・休日にしていること
・好きなものの話
ただし、いきなりプライベートに踏み込みすぎると、不快に思う部下もいるでしょう。相手のリアクションによっては話題を切り替えた方がよい場合もあります。特に異性の部下の場合には、話す話題に配慮が必要です。

⇒初めての360度評価導入でも安心！専任担当のサポートでカンタン導入・運用～改善も手間いらず。

1on1ミーティングで話すことがない場合の原因

1on1ミーティングで話すことに困る場合、テーマがないことが原因だとは限りません。話すことがない1on1ミーティングは意味がなくなり、双方に疲弊する可能性があります。
話ができていない原因がある場合は、まずその原因を取り除くことが大切です。

信頼関係を作れていない

上司と部下の間に信頼関係が作れておらず、「話したくない」と思われていると、会話が途絶えがちになります。
このような気持ちで部下がいる場合、どのような話題で話しかけても、相手に話をしたいという気持ちがないため、キャッチボールが成立しません。
そのような場合は、話題を考える前に、まず信頼関係の構築からはじめましょう。

話すべきことが思い浮かばない

部下が1on1ミーティングの際に何を話すべきなのか理解していない場合があります。特に部下が十分に自律できていない場合にそのような傾向があります。
そのような場合は、話のテーマを決めておき、事前に共有すると効果的です。1on1ミーティングの名称を「悩み相談会」のように目的に合わせ変えてみると、わかりやすくなる場合もあります。

話すべき内容かどうか悩んでいる

「こんなことを話すのは怒られてしまうかもしれない」と思われている場合があります。このような話題は部下の本音の悩みや考えの本質に関わることがあり、特に重要な話題の1つです。
話すのに躊躇するような雰囲気がある場合には、話しやすい空気を意識しましょう。
話し出すのに時間がかかる場合もあるため、自分から無理に踏み込んだりせず、じっくり待つ姿勢も選択肢です。

1on1ミーティングで話すことを作るには

1on1ミーティングで話すことを作るためには、事前の対策をしておくと失敗しにくいでしょう。ここでは、話すことを作るために意識したい点を紹介します。

アジェンダを用意する

話題に困るのが心配な場合には、アジェンダを作っておくと効果的です。アジェンダとはラテン語で「なすべきこと」を意味し、1on1ミーティングの場合には、「話すべき議題」を示します。
1on1ミーティングでは、上司は聞く姿勢を求められるものです。しかし、部下は話すことにプレッシャーを感じることがあります。このような場合に、アジェンダがあると、「何を部下が話すべきか」がわかりやすくなります。
ただし、アジェンダにこだわりすぎると、部下が話したい話をできない場合があるため、注意が必要です。優先するべき話題が出てきた場合はそちらを優先しましょう。

聞き役に徹する

1on1ミーティングは部下の話をしっかりと聞く姿勢が求められます。1on1ミーティングは相手が何に悩んでいるか、何をしたいかを聞くことが重要なためです。
相手の話にすぐに答えを返そうとするのではなく、部下が悩みを話し始めたらその話に口を挟まず、最後まで聞き出しましょう。
ラポール形成などのテクニックを使うと効果的な場合もあります。

雑談から入ることも選択肢

相手と信頼関係を構築する過程にある場合、雑談から入るのも選択肢です。雑談は相手をリラックスさせる効果があるため、最初に雑談を入れておく方が、最終的に充実した話し合いができる可能性が高まります。

同じテーマでも可

1on1ミーティングを継続して続けていくと、「もう話すテーマがない」という場合があるでしょう。
そのような場合、同じテーマで話をしても問題ありません。時間が経過することで、相手の考え方や状況に変化が生まれることあります。また、同じ話題でも、話す切り口を変えることで、より深い話ができることもあるでしょう。

自己開示を行う

部下との信頼関係を築くためには、自己開示をするのは信頼関係構築に効果的です。特に自分の弱みとする部分や話しにくい部分を話すと、相手が信頼しやすくなります。
ただし、部下の聞き役をするのが前提で、部下の話題に関連がある自己開示を意識します。どの程度話をすればよいか迷う場合は、全体の話題の2割程度自分の話をするくらいイメージしましょう。

⇒CBASE 360°で自社の人事課題を解決する

1on1ミーティングでの注意点

1on1ミーティングで話すことに困る場合、話題が途切れるようなことをしないことも重要です。ここでは、1on1ミーティングを充実したものにするための注意点を紹介します。

相手の話を否定しない

1on1ミーティングでは、相手の話を否定しないことが大切です。相手の話を否定してしまうと、心理的安全性を損ない、信頼関係を損なう可能性があります。
特に相手が話しにくいことを話しているときには、相手の話を否定せず、受け入れる姿勢を心がけましょう。

部下が話したいことを重視する

1on1ミーティングは部下が話たい話題を重視しましょう。上司がしたい話をする場ではなく、部下の成長やモチベーション向上が主な目的です。
部下が話題に困った場合にアジェンダを考える場合はあります。しかし、部下が話したい話題がある場合には、そちらの方が優先順位が高いです。

成果にこだわりすぎない

上司は1on1ミーティングを充実したものにしたいと、成果を求めてしまうことがあります。
しかし、成果を求めすぎると、上司がしたい話をしてしまう、説教になってしまい、したい話ができなくなってしまうということが起こりがちです。段取りや効率だけで考えて行動すると、部下はしたい話ができなくなることがあります。
部下が話しやすい雰囲気を作ることを大切にし、「成果が出なかった」と感じる場合に反省するのはよいですが、「聞き役に徹する」という姿勢は崩さないようにしましょう。

短くても定期的に行うことが大事

1on1ミーティングは継続していくと、上記のことを意識していても、話すことがなくなる場合があります。
そのような場合でも、1on1ミーティングを開催し続けることが大切です。ただし、無理に時間いっぱい使うのではなく、短くなっても問題ありません。
時間が経過すると新しい悩みが生まれることもあります。

⇒万全のセキュリティ・専任担当者の徹底サポートで担当者の負担軽減！年間80万人以上が利用、顧客満足度91.1％の「CBASE 360°」

まとめ

1on1ミーティングは適切な準備をして継続することで、部下と上司の双方にメリットがあります。しかし、適切な運用ができていないと、逆効果にもなりかねません。
1on1ミーティングで話題がないと困る場合、テーマがない場合もありますが、それより前に解決するべき問題が残っている場合があります。
そのため、話題がないと困った場合には、ただテーマを考えるのではなく、なぜ話題がなくて困るのか、原因を考えた上で対策を考えることが大切です。
1on1ミーティングをより充実したものにする参考にしてください。

• クラウド型360度評価支援システムなら
  「CBASE 360°」

  

• クラウド型360度評価支援システムなら
  「CBASE 360°」
  

  ■わかりやすいレポートで自己分析！
  本人評価と他者評価のギャップから、対象者の強みと課題を明確にします。
  ■フィードバック業務の負担も大幅削減！
  自動リマインドで徹底管理！改善計画の確認や振り返りの失念を防止します。

「CBASE 360°」について詳しくはこちら

HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。