フォローアップ面談や研修をする意義は？種類や目的、効果的な実施のポイント

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フォローアップは新入社員の離職防止やモチベーションの向上に役立ちます。しかし、ただ導入すればよいわけではなく、目的や課題に合わせて行うことが大切です。
今回はフォローアップとは何か、目的や実施方法、実施時のポイントについて解説します。フォローアップ制度をどのように導入するべきか、お困りの方はぜひ参考にしてください。

フォローアップとは

フォローアップとは、現状身についた知識や経験を振り返って確認し、それらの定着をはかることです。「フォロー」のような名前で使われる場合もあります。研修の形式で行われることもあれば、上司や人事との面談形式で行われるなど、方法はさまざまです。
フォローアップ研修は新入社員や中堅社員の知識の定着や、モチベーションの向上に効果が期待できます。

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フォローアップをする目的

フォローアップの目的はさまざまですが、目的に合わせて内容を検討することが大切です。フォローアップには大まかに3つの目的があります。
・新入社員の定着
・従業員のスキルアップ
・従業員のモチベーション向上

次で解説します。

新入社員の定着

フォローアップの目的は新入社員の定着です。新入社員は2020年の厚生労働省の調査によると、新規学卒就職者の終業後3年以内の離職率は、高卒で36.9%、大卒で31.2%と高い傾向にあります。

参考：厚生労働省　新規学卒就職者の離職状況を公表します

離職率の高さは採用や研修のコストを上げる要因です。そのため、新入社員に離職率を下げる目的でフォローアップは行われます。

従業員のスキルアップ

フォローアップは従業員のスキルアップが目的の一つです。研修で学んだことの振り返りや、実戦で学んだことが定着しているかの確認、今後の目標設定についてなどを話し合います。
これらについて上司や会社の同僚に対して共有し、フィードバックをもらうことで、課題を新しく発見する、業務効率の改善につながるなどの効果が期待できるでしょう。

従業員のモチベーション向上

フォローアップを行うことで、従業員のモチベーションが上がります。フォローアップを通じて自分の課題が明確になり悩みが解消する、他の従業員との交流を通じて、刺激を受けられるためです。
特に新入社員の場合、会社に相談できる人がいないこともあります。新型コロナウイルス感染拡大から、リモートワークが主流になっているため、これまで以上にフォローアップの重要性は高まるでしょう。

フォローアップの実施方法

フォローアップには研修や面談などの方法があります。どのような方法があるのか、それぞれの方法の特徴を紹介します。

フォローアップ研修

フォローアップ研修は、新入社員の場合は、入社してから数ヶ月から半年ごとに1回を目処に行う研修です。研修では経営理念の浸透やスキルの向上、職務内容の確認や見直し、新しい知識の習得や目標の洗い出しなどを行います。
ただし、中堅や管理職へのフォローアップ研修を行う場合もあります。これらの人への研修は直接効果が実感しにくいものが多いですが、効果が見えにくいからこそ重要な研修です。

人事担当者との面談

人事担当者への面談は、直接仕事をする上司がいないため、悩みなどを相談しやすい点が特徴です。従業員から本音を聞き出しやすく、教育面での課題が見つけられる場合もあります。この面談のときには、本人の意向を大切にしながら、話を進めましょう。

上司からのフォローアップ

上司は普段から従業員と接しているため、よりきめ細やかなフォローアップができることがメリットです。日常業務とは別で1対1で話し合う場があると、日々の業務の悩みや相談ができ、より業務への課題解決や相互理解に役立ちます。
ただし、お互いに信頼関係が構築できていない場合は、フォローアップが十分に機能せず、効果が実感できません。

メンター制度の導入

メンター制度を導入することで、新入社員の人間関係の改善や成長を促せます。メンター制度とは、上司以外の若手社員を1対1でサポートする制度です。メンターは新入社員に対して、定期的な面談などを行います。
メンターは新入社員とある程度年齢が近い人が選ばれるため、相談しやすい関係を作りやすい点がメリットです。

フォローアップを実施する際のポイント

フォローアップはただ制度や研修として実施するだけでは効果を発揮しません。ここではフォローアップを行う際に注意したいポイントを解説します。

会社の課題と目的を明確にする

フォローアップを制度として導入する場合には、会社の課題や目的を明確にして運用することが大切です。具体的には以下のような例が挙げられるでしょう。
・社内の人間関係の改善
・新入社員の離職防止
・中堅社員のスキルアップ

目的によってどのような研修をするべきか、話すべきテーマが何かについて考える必要があります。
フォローアップは新人が対象になることが多いですが、若手社員や中堅社員を対象にすることもあるでしょう。組織の課題やフォローアップの目的を明確にし、事前に従業員に共有することで、より質が高いフォローアップができます。

タイミングを考える

フォローアップ研修は目的によって実施するべきタイミングが変わります。研修は多すぎても業務の妨げになり、少なすぎるとフォローアップの目的を果たせません。
一般的には3ヶ月から半年の頻度で実施することが一般的です。たとえば、3ヶ月で行う場合には、3ヶ月間の目標の振り返りやフィードバックを中心に行います。また、フォローアップ研修について意見を収集し、開催の頻度や内容について意見をもらうのもおすすめです。

自社でやるか、研修サービスを導入するか検討する

フォローアップ研修は自社でもできますが、研修サービスを導入するのも選択肢です。研修サービスを導入するためには費用がかかりますが、自社の社員の負担が少なく、質が高い研修を導入できます。研修を依頼する場合には、カリキュラムの内容や、講師の経験や実績について確認しておきましょう。
その反面自社で行う場合には、会社の状況に合わせた研修プログラムの作成が可能です。講師役の人と従業員の間に信頼関係ができていれば、より細かいケアができます。

話しやすい環境づくりをする

フォローアップを行う際には、話しやすい環境を作りましょう。話す話題によっては上司や同僚が聞こえるような場所では話しにくくなることがあります。また、話しやすくなるための信頼関係構築も重要です。
フォローアップの目的にもよりますが、従業員が気楽にリラックスできるように配慮しましょう。また、事前に話す内容を伝え、悩みや課題を事前に共有しておくと、充実したフォローアップが行えます。

フォローアップ時にはフィードバックを行う

フォローアップを行なった際には、フィードバックを行うことが重要です。フォローアップ時には、従業員の現在の業務の進め方や悩みが共有されますが、フィードバックがなければ、目標の難易度や進め方が適切なのか、問題がないのか把握できません。
フィードバックをすることで、フォローアップの質を高められます。

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まとめ

フォローアップは新入社員の離職防止やスキル定着、人間関係の構築に役立ちます。しかし、何を目的にするのか、課題や目的が不明瞭になっていると、せっかく実施しても、十分な効果を発揮できません。しかし、組織の課題はその組織にいる人では客観的に把握できない場合があります。
そのような場合には、CBASEの組織診断をご利用下さい。組織が抱えている課題をわかりやすく把握でき、調査の実施もURLを送付するだけなので、手間がかかりません。

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