効果的な評価面談とは？準備すべきこと、オンライン対応もまとめて解説

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人事制度の中でも重要な位置を占めるのが評価制度です。この中で、社員が自分自身への評価を納得し、業績を伸ばすための貢献をしながら自己の成長を果たすために欠かせないのが評価面談。
今回は、この評価面談について昨年より増えてきたオンライン対応での注意点も含めて解説します。

評価面談とは？必要な理由は？

ここでは、評価面談の意味と実施する必要性について解説します。

評価面談とは

人事考課、評価で多くの会社が面談の実施を取り入れています。
この評価面談とは、期初にたてた計画や目標の達成状況を振り返るとともに、従業員への評価の伝達を行うための面談です。

人事評価における面談の目的と必要性

評価面談での目的は「人事考課」「人材育成」「ワークもチーベーション向上への動機づけ」の３つが主なものです。
来期に向けての処遇を判断するための人事考課ですが、中小企業においては人事考課・人事評価が合わせて行われることも珍しくありません。その人事考課・評価で必要なものをフィードバックし、自己評価と周囲の評価の違いの確認と、将来への方向性、来期に向けてのステップアップを目指すための基盤を作るのに評価面談が機能的に働くことが期待されています。

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効果的な評価面談とは？

ここでは、より効果の高い評価面談を実施するためのポイントを解説します。

フィードバックを適切に伝える

まずは評価に対してのフィードバックをします。評価結果を伝えるときは、言葉と話す順番がとても大切です。
評価にはどうしてもネガティブなものとポジティブなものがありますので、ポジティブな評価から伝えましょう。
次に自分自身の自己評価を確認します。事前に社員より自己評価のシートを提出させている企業が多いため、このシートをもとに内容を確認し、自己評価と周囲評価、会社評価のギャップを確認しておきます。その上で、ネガティブな評価を伝えます。
評価面談では評価に対する被評価側の納得度の高さが将来にも大きく影響します。
ですから、順番を間違ってネガティブな評価から伝えてしまうと社員がショックを受けたり、不機嫌となってその後の話への反応が悪くなってしまい、評価への納得度も低くなり、面談で期待する効果を得られなくなります。

建設的な未来への話し合い

評価のフィードバックの後は、評価に至った事情確認や改善策といったものを続け、面談が建設的な対話の場となるように意識しましょう。
この場で大切なのは「課題の共有」です。社員個人の課題の他に、その社員が関わる部署や会社の課題を共有します。
その課題を来期、解決するために「共に考える時間を共有する」というシチュエーションも大切です。共に考える時間は上司と部下の信頼関係の構築につながります。

モチベーションとコミュニケーションの向上

評価面談は上司と部下が近い距離で「仕事」という共通項をから会社の経営ビジョンとは別の、社員自身の将来のビジョンを共に考える場になります。日頃、なかなか落ち着いて話せないことも、この機会にまとめて話しておきたくなるものですが、伝えるべきは評価とこれから対策を考えるべき課題です。これを超えた話を上司からしてしまうと、部下は立場から圧倒されてしまい心を閉ざしてしまう可能性が高くなります。
部下が仕事を通して達成したいこと、自分の担当業務での目標に向けて、どのような行動が必要か、誰の協力が必要か、どれだけの時間が必要か、といったことを部下の言葉を引き出しながら、必要なことを伝え、来期の歩み出しをスムーズにできるように配慮した面談を行うことが大切です。
部下の言葉を引き出した後に、その行動が他にどのような良い効果をもたらすかを上司側から付け加えると、更に効果的です。

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評価面談では上司、部下ともに準備が必要

評価面談については評価を伝える側の上司、そして、フィードバックを受ける側の部下も準備が必要です。
ここでは、評価面談に必要な準備について、上司側、部下側の双方で解説します。

上司、評価者側が準備すべきこと

上司が評価面談をする際に準備すべきことは、面談の台本となる資料を用意することです。
特に評価のフィードバックは話の順番を間違ってしまうと、部下のモチベーションを著しく下げてしまうことになりますので、話を進める順番はしっかりとまとめておきましょう。
さらに、来期の課題解決のための対話においてはフローチャートなどの図も必要となることが考えられますので、図解やメモがかける用紙も用意しましょう。ホワイトボードがある会議室などでの面談の場合はホワイトボードを利用しても良いかもしれません。

部下、評価される側が準備すべきこと

部下、評価される側が評価面談で準備は、評価が出される前に実施されれたアンケートなど可能であれば写しや下書きを残し、面談に持参することです。
特にマネジメント経験のない社歴の浅い社員は、期日までに間に合えば、と手を抜いたものを提出しやすいのですが、評価面談までに自分を振り返り、違ったものを出してくるかもしれません。
自分自身のことは主観も入るため、自分に対しての認識が誤りやすいものですから、何のための自己評価なのか？を考えてもらい、自分を振り返る機会として自己評価シートの必要性を丁寧に説明しましょう。
また、評価面談の直後に部下には、一人で面談の振り返りの時間を確保させるよう事前に伝えておきます。この振り返り時間確保も部下側の準備として大切です。
せっかく良い方向で面談を終えても、すぐに業務に戻ってしまうと、面談での細かな内容の記憶が曖昧になり、効果が下がってしまいます。

評価面談で心配されること

評価面談を担当する上司は複数の部下の面談を担当することが多く、通常業務と並行して面談の調整をすることが多くなります。そこで考えられる心配の一つが、決められた期日内に面談を終えられないということです。
何とか終えることができたとしても、急ぐあまり、準備が雑だったり、慌ただしく一方的に伝えるだけの面談にもなりがちです。
自然の十分な準備は部下の来期のモチベーションを向上させ、業績を伸ばす大切なものです。
効果的な面談とするため、上司、部下ともに年間行事、業務量と照らし合わせ、早めに面談のスケジュールを調整しておくと良いでしょう。
また、個人的な話も出てきやすい評価面談ですから、面談場所や面談の日時の設定はプライバシーが守られる落ち着いた環境と時間帯での実施が必要なので、面談の環境にも配慮することもスケジュール調整では大切です。

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オンラインでの評価面談で注意すべきこと

リモートワークが広がり、評価面談もオンラインで、という会社も増えてきました。
互いに出社しているのであれば、表情、雰囲気など、非言語の世界で感じ取れるものがオンラインでは難しくなります。可能であれば、評価面談をする前に、定期的に１on１ミーティングを取り入れてコミュニケーションを密にしておくのをお勧めします。
定期的な１on１により、コミュニケーションの向上の他、部下がどのような環境でリモートワークをしているかも把握できます。ここを踏まえ、個人的な話にも触れる可能性の高い評価面談をするのに相応しい環境で、面談を受けるよう予め指示しておきましょう。
またその環境を作るために適した時間帯で面談のスケジュールを調整しましょう。
直接会っての面談と違い、オンラインでは雰囲気で伝えることができません。
対面での面談以上に丁寧な説明や、準備が必要であることも忘れずに。

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まとめ

今回は評価面談について解説しました。
時代の変化と共に多様な人材が活躍するようになりました。
さまざまな立場を理解し、互いに信頼を深め、次に向けての躍進の背中押しができるのが評価面談です。
より良い面談にするためには、本人の納得度の高い評価と日頃のコミュニケーションが大切です。360度評価の導入などで多視覚的な評価の導入も効果的でしょう。

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HRコラム編集部

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