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何を話せばいい?部下との面談。オンライン面談での注意点まで解説

2021.12.06 人材育成

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1on1ミーティングや人事評価、人事考課での面談。定期的なものでも年齢や立場も違う部下との面談では何を話して良いか不安になる人も多いでしょう。
今回は、部下との面談で上司が注意すべき点や面談の種類、進め方についてをリモートワークでの面談も含めて解説します。

部下との面談の種類

部下との面談は目的によって
・評価面談
・1on1ミーティング
・各種情報収集
・部下からの相談
などに分けられます。

評価面談

人事制度の中でも重要な位置となる評価制度。毎年の人事考課と合わせて評価を出し、社員へのフィードバックを直属上司により実施する会社が多くあります。

1on1ミーティング

上司と部下が1対1の状態で、対話を中心に行う面談が1on1 meeting(ワン オン ワン ミーティング)です。
シリコンバレーのIT企業を中心に文化として根付いてきた背景もあり人材育成の政策の1つとして注目を集めています。

下記関連記事もご参照ください。
参照:1on1とは?その効果と実施のポイントは?

各種情報収集

社員の動向調査の一環であったり、会社運営上のトラブルが発生した時、またはその可能性が感じられる時などに、情報収集としての面談が行われる場合があります。
その状況により、緊急に内外の情報範囲の制限をかけたり、機密事項の保持の徹底と指示を兼ねる場合もあります。

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部下からの相談

採用される人材も働き方も多様化する中、仕事の方向性やワークライフバランス、社内でのコミュニケーション不備などで部下から上司に相談と言う形で面談が行われることもあります。

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部下との面談で話す内容

ここでは部下との面談で話す内容について解説します。

内容は部下との関係性で変わる

面談の目的で内容が変わるのは当然ですが、部下との関係性でも内容が変わります。
特に変わるのが、面談の始めに導入として行うアイスブレイクです。
緊急を要する場合は別ですが、一般的には最初に場が和むようにアイスブレイクを入れる人も多いでしょう。
無理に場を盛り上げようとしてプライベートに踏み込みすぎてしまうことがないように注意が必要です。
ただし、私生活に関する話題は気軽に口から出てきがちですが、結婚生活や趣向などは質問されたくない場合もありますので、自分からプライベートを少し開示して、部下が話に乗ってきたら聞いてみるというスタンスが無難です。
部下との関係性から適切な話題は何かを考え、日頃の業務の様子を気楽にヒアリングできるようなネタをいくつか用意しておくと良いでしょう。

切り口は面談の種類で変わる

アイスブレイクからの流れで面談の本題へと入っていきます。この面談の本題に入る時も面談の種類に応じ話の切り口を工夫する必要があります。
重要度が高い場合にこそ、その面談の行われる趣旨・目的を丁寧に説明し相手の理解を得て核心となる話進めていくのが良いでしょう。反対に、部下の成長に繋げていく評価面談や1on1では、丁寧すぎる対応をしてしまうと部下が警戒してしまい成長の機会になるはずが、萎縮させてしまいコミュニケーション不全に陥ってしまうでしょう。

方向性は部下の成長のペースで変わる

部下との面談は部下の成長を促す働きも期待されるものです。どのような方向性に落とし所を求めるかは、部下の成長のペースに合わせて設定を考えましょう。どの落とし所がその部下の次の一歩につながるのか。ここは日頃の上司の部下への観察力と人の成長をイメージする力が重要になるところです。

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部下との面談の進め方

部下との面談の進め方について解説します。

段取り

個人の考え方、意見、生活状況、人事評価などプライバシーに関わる話が出やすい面談では、外に話が漏れ聞こえることのない環境で行う必要があります。
「プライバシーの保護が可能な環境の確保」と「日程候補の抽出」「面談で話すこと」の段取りを整えておきましょう。
部下からの相談があっての面談の場合は、緊急性が高いこともあります。日頃より、面談の申し出があったときに即座に対応できるような準備も、部下を持つようになった社員の心得の一つと言えるかもしれません。

内容の選定

面談の種類に合わせ、部下から聞きたいこと、確認したいこと、伝えたいこと、共有したいものをリストにしておきます。
聞きたいこと、確認したいこと、は具体的に何を知りたい情報、情報を必要とする背景、得た情報がどのように扱われるか、などもまとめておきます。伝えたいこと、共有したいものは、キャリアの方向性やビジョンといった将来を考えるためのものと、業務における注意事項といったものをリスト化しておきます。
ここに場を作るアイスブレイクや、本題に入るための導入を肉付けて全体を整えていきます。

クロージングを考える

実は面談でもクロージングが必要です。なんとなく締めどころなく終えてしまうと、通常業務に淡々と戻っていくだけとなってしまい、面談の効果も半減してしまいます。
しかし、最後の締まりをつけることで、面談で共有したこと、注意を促したこと、アドバイスしたことなどが、部下の次の一歩への加速度を一気に上げていきます。

部下、チームを成長させる面接とは?

部下、チームを成長させる面談のポイントは
・継続した課題、テーマで成長の足跡を残せるようにする
・上司側の傾聴の姿勢
・小さなものでも成功体験を実感させる
・周囲の評価と自己評価のギャップを認識させ、向き合わせる
・上司側の自己開示と失敗の共有
といったものを踏まえて内容を準備することです。

事前に用意する内容と合わせて、部下の取り組みの足跡を追えるような資料もあると良いでしょう。
傾聴の姿勢を相手に感じ取ってもらうためには、うなずくタイミング、話だしのタイミングが重要で、上司側の方が焦って結論へ一気に流れ込もうとすると警戒させたり、信用を失って部下の声を引き出すことが難しくなってしまいます。
成功体験の実感では、面談でのアイスブレイクの中でも部下の良いところを適正に評価し、そのことで周囲が助かっている、といったことを話に盛り込み感謝の気持ちを伝えるのもお勧めです。

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部下との面談で注意すべきこと

上司と部下との距離が近い面談では、部下の緊張をほぐし萎縮させないことが大切です。逆に全く緊張感がないのもいただけません。適度な緊張感の中、お互いに適切な距離感をキープすることを意識しましょう。

また、部下を安心させるために重要なのは、プライバシーや個人情報を大切に扱い、本当に必要とされること以外、他言無用を通すことです。

また、部下の緊張を解そうとアイスブレイクなどで自分の失敗談を入れるのも良いですが、過ぎると単なる自虐と受け取られてしまい、話の信用度が落ちますので、過度の失敗アピールは避けましょう。

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オンライン面談で注意すべきこと

2020年にリモートワークが一気に推進されてから、面談もオンラインで済まされることが多くなってきました。
時間・場所の都合がつけやすいと思われがちなオンラインの面談ですが、会話内容と環境への配慮はリアルで対面するよりも必要なケースも少なくありません。

具体的には
・他者へ知られない配慮
・言葉への配慮
・接し方の配慮
です。

他者へ知られない配慮は、自宅にてリモートワークをしている部下の場合は、家族に内容を知られないようにすることです。自宅外にてリモートワークしている部下の場合ですが、他者の目と耳があるコワーキングスペースなどでリモートワークしていることも考えられます。
どちらのケースにしても、必ず、他者に音を聞かれない場所を部下には確保させることが大切です。
イヤホンの使用で上司側の話が聞こえない状態にしていたとしても、部下側の発言を聞かれることにより、面談内容が判断されてしまう恐れもあります。
業務上の守秘義務に抵触するような内容まで聞き漏れてしまう可能性を考えると、日頃よりミーティングやちょっとした打ち合わせも、「環境を整える義務」として、リモートワークをする社員には徹底するルールや社内規定を設けることも必要でしょう。
言葉への配慮は、リアルで対面しての面談では可能となる、「非言語」での対話ができないため、空気感や微妙なニュアンスを互いに感じ取れずに、相互不理解となってしまうことを避けるために必要です。
リアルに対面している時であれば、「言わなくともわかるだろう」と期待してしまうような内容はないかを確認し、いつも以上に丁寧な説明と、理解・方向性の一致の確認をすることが大切です。
接し方の配慮については、リモートワークが進む中で上司からの目を監視・管理の目と感じてしまうケースが増えています。
そのため、必要以上に警戒されたり、ネガティブな印象の話を過大に受け取られてしまったり、ということも少なくありません。
相手の警戒心をほぐし、より建設的な面談にするために、導入の話題はネガティブな印象を持たせるものは避け、また、評価に対するフィードバックがある場合は、できるだけプラス評価の面から話始め、前向きな雰囲気を意識するのが良いでしょう。

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まとめ

今回は、部下との面談について解説しました。面談と一口に言っても目的や得られるものは多様になってきました。
一人の社員に求められるものが多くなった今、面談の時間は貴重なコミュニケーション構築と情報共有の場です。
個々の対応や準備するものも大変になりますが、より効果的な面談にできるように、360度評価などを活用して日頃の部下の様子、周囲との関係性を把握し、目標管理も兼ねて臨むのも良いですね。


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スマレビ HRコラム編集部

スマレビは、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。