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人事評価の面談に役立つ面接官マニュアルの作り方

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管理職に昇進した場合、人事評価の面接官を経験する機会があるでしょう。
評価される立場から評価する立場になると、さまざまな迷いや不安が生まれるものです。

落ち着いて面接を行うために、事前に面接官用のマニュアルを作っておくと安心です。
ここでは、人事評価の面談に役立つ面接官マニュアルの作り方をご紹介します。

人事評価で面談を行う目的とは?注意すべき点は?

人事評価で面談(面接)を行う目的と注意点について解説します。

面談を行う目的

人事評価の際に面談を行う目的は3つあります。
1つ目は評価を能力開発に結び付けること、2つ目は社員の評価結果に対する信頼性を高めること、そして3つ目は、与えられた評価を社員のモチベーションアップにつなげることです。
以上の3つを意識してマニュアルを作りましょう。

評価を能力開発に結び付ける

人事評価では、「業績(成果)評価」「能力評価」「情意評価」といった項目をベースに業種・職種にあった細かな項目で評価が出されます。出された評価を社員にフィードバックし、成長と将来の活躍のステージに向けて活用してもらうために重要な位置を担っているのが評価面談(面接)です。

社員の評価結果に対する信頼性を高める

社員は常に自分自身のことを会社側が正しく認知してくれているか、評価してくれているかを心配しています。納得のいく評価であれば、社員の行動の改善と成長の期待ができますが、この納得度を高める働きは人事評価での面接が大きな役割を持っています。

評価を社員のモチベーションアップにつなげる

評価に関する説明を行うことも、マニュアルに記載することをおすすめします。
評価を能力開発に結び付ける上で、現在の評価を社員に詳しく説明することは非常に重要です。
詳しい説明は改善すべき部分を伝えるためだけでなく、社員に「正当に評価されている」と認識させる効果もあります。
適切なコミュニケーションは社員のモチベーションを向上させるでしょう。

人事評価の面談での注意点

人事評価面談での注意点は「面談する環境」「話の順番」「面談終了後の振り返り時間」の3点です。

個人的な話をすることも多い人事評価面談では、プライバシーの確保ができる環境を整えるため、日程と場所の確保に配慮を必要とします。

特に、2020年以降、リモートワークの拡大に伴い、オンラインでの面談も多くなりました。オンラインでの面談では、被面談者側にもプライバシーの確保がきちんと確保できる場所で行うこと、バーチャル背景を使わないこと、などのルールを決めて実施することが大切です。

また、話の順番では、まずはポジティブな内容、高評価であったことから話し始め、最後に今後の改善としてネガティブな話を持ってくるのが鉄則です。互いの信頼関係を高めることで評価への信頼度が増し、さらに人事評価が来期への改善と成長の方向性確認になるのですから、被評価者に良い評価にも悪い評価にも向き合ってもらうことが大切です。しかし、ネガティブな評価から話し始めてしまうと、被評価者の気分が落ち込んでしまうかもしれません。または、怒りや不機嫌からどんなに評価者が取り繕っても被評価者には話が入って来なくなってしまいます。

さらに、良い形で評価面談を終えたとしても、面談の振り返り時間を直後に確保できないと、被評価者の盛り上がった意欲は業務の忙しさにかき消されてしまう恐れがあります。

面談の効果を定着させるためにも、面談直後に被評価者に面談を振り返る時間を確保させるようにしましょう。

これらの注意点もマニュアルに盛り込めると、より効果的な面談が期待できます。

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公正な評価のためのマニュアル作り

社員が納得できる評価制度を実現するためには5つの原則があります。
「公正な評価を行うこと」「評価基準を明確にすること」「評価基準が理解されていること」「評価基準が遵守されていること」、そして「評価者自身が、評価する責任を自覚すること」です。
以上の5つをマニュアルに落とし込みましょう。

最近は、「評価基準が理解されていること」の重要性が特に広く認識されています。
例えば人事の持つ評価権限は、時にセクハラやパワハラに悪用されることがあります。
しかし、評価の基準を全社員が理解している場合は、不公平な評価があってもすぐに発見しやすくなるでしょう。

また、面接官の経験が浅い場合は「評価者自身が、評価する責任を自覚すること」の原則が重要になります。
良い評価も悪い評価も、全ては部下の成長を促すためだという気概を持って面談に臨んでください。

公正な評価を行うこと

評価に公正さを欠いてしまうと、その事実は一気に社内に広がってしまうものです。

評価が公正であるために主観をできる限り排除してフラットな姿勢で面談に取り組むことを明記しておきましょう。

評価基準を明確にすること

マニュアルに記載の評価基準が曖昧であると、どうしても評価に主観が入り込んでしまいます。客観的立ち位置での明確な評価基準の記載がマニュアルには必要です。

職種などによっては5段階評価のポイント性も有効かもしれません。

評価基準が理解されていること

評価者の間で評価基準が明確であったとしても、被評価者にその基準が公正で納得のいくものでなければ、一方的に押し付けられた評価と受け取られてしまい、著しく社員のモチベーションを下げることになるでしょう。

明確にした基準は、同時に社員にとって納得度の高いものでなければなりません。

評価基準が遵守されていること

明確な評価基準が設けられ、社員も納得のものであっても、評価者による評価基準の遵守があって初めて成り立つものです。

評価者には被評価者の立場にたち、たとえ低評価をつけざるを得ない状況でも、それが評価基準の遵守によるものであり、公正であることを胸を張って言えるよう事前の評価者教育が重要です。

評価者自身が、評価する責任を自覚すること

日々の業務に忙殺されがちな管理職、中間管理職がどうしても評価者の中心となります。しかし、評価者の評価で被評価者の生活やキャリアが大きく変わってしまう可能性をしっかりと理解してもらい、真摯な姿勢で取り組んでもらえるように、こちらも事前の評価者教育が必要です。

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面接官の心得に関するマニュアル作り

マニュアルには、面談に臨む面接官の心得についても記載しておくと良いでしょう。
例えば、面接官には「面談はお互いの考えを確認するための場である」という認識が大切です。

面接官の役割とは?

面接官は、面談を「自分の考えを部下に理解させ、それに沿った行動をさせるための場」と認識してしまいがちです。
しかし、そのような面談ではコミュニケーションが一方通行になり、社員の中に不満が生まれやすくなってしまいます。

面談は仕事をより良くしていくために、社員の考えを知るとともに、上司の考えを知ってもらう場であることを心得ましょう。

社員を焦らせない「聴く」姿勢

社員に結論を急がせないことも大切です。
面談において目標を共有する際、社員にも何らかの結論を出してもらう必要が生じます。
結論を急がせてしまうと、社員は考えがまとめられないまま適当な目標を設定してしまうでしょう。

社員にじっくりと考えてもらってこそ、成長につながる目標を立てることができます。
時間が掛かりそうな場合は、別の機会を設けても良いかもしれません。

また、社員からの話を聴くためには、被面談者が話しやすい質問を用意することも重要な要素です。事前に質問の準備が整っていないと、聞き出すことを優先してしまい矢継ぎ早に質問を浴びせがちになりますので、候補となる項目を事前にリストアップして、相手側の様子に合わせて調整し、適度に相槌を打って聞く姿勢も整えましょう。

説得の場ではなく建設的に

「無理に説得しようとしない」心構えも大切です。
形だけの同意を取っても、社員のモチベーションは上がりません。
上司として必ず取り組んで欲しいと思うことがある場合は、時間を掛けて説明し、納得してもらう必要があります。

そのような心構えをマニュアルに記載しておくことにより、面接時に自らを省みやすくなります。

1on1、採用面接など他の面接官との違い

1on1ミーティングは、頻度の高い短時間の面談を重ね、部下育成やコミュニケーション向上の効果を狙うものです。ある程度の期間を振り返るというよりは、短期的な確認要素やお互いを理解し合う目的が強い点が人事評価の面談と異なる点です。

採用面接の面接官は会社として採用すべき人材を選別するための面接を行います。

しかし、評価面接・面談は長く継続的に勤務する社員たちと、繋がりを持って取り組む面談となります。必要なのは判断ではなくて、評価の成長への教育。ここを履き違えないように気をかける必要があります。

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おわりに

人事評価の面談に役立つ面接官マニュアルの作り方をご紹介しました。

面接時に気を付けるべきことはたくさんあります。
全ての社員に対して公平な評価ができるよう、マニュアルを作成して遵守することを徹底しましょう。

(2021.11.10 追記)

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スマレビ HRコラム編集部

スマレビは、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。