人事評価の面談に役立つ面接官マニュアルの作り方

管理職に昇進した場合、人事評価の面接官を経験する機会があるでしょう。
評価される立場から評価する立場になると、さまざまな迷いや不安が生まれるものです。

落ち着いて面接を行うために、事前に面接官用のマニュアルを作っておくと安心です。
ここでは、人事評価の面談に役立つ面接官マニュアルの作り方をご紹介します。

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面談の目的を踏まえたマニュアル作り

人事評価の際に面談を行う目的は3つあります。
1つ目は評価を能力開発に結び付けること、2つ目は社員の評価結果に対する信頼性を高めること、そして3つ目は、与えられた評価を社員のモチベーションアップにつなげることです。
以上の3つを意識してマニュアルを作りましょう。

評価に関する説明を行うことも、マニュアルに記載することをおすすめします。
評価を能力開発に結び付ける上で、現在の評価を社員に詳しく説明することは非常に重要です。
詳しい説明は改善すべき部分を伝えるためだけでなく、社員に「正当に評価されている」と認識させる効果もあります。
適切なコミュニケーションは社員のモチベーションを向上させるでしょう。

公正な評価のためのマニュアル作り

社員が納得できる評価制度を実現するためには5つの原則があります。
「公正な評価を行うこと」「評価基準を明確にすること」「評価基準が理解されていること」「評価基準が遵守されていること」、そして「評価者自身が、評価する責任を自覚すること」です。
以上の5つをマニュアルに落とし込みましょう。

最近は、「評価基準が理解されていること」の重要性が特に広く認識されています。
例えば人事の持つ評価権限は、時にセクハラやパワハラに悪用されることがあります。
しかし、評価の基準を全社員が理解している場合は、不公平な評価があってもすぐに発見しやすくなるでしょう。

また、面接官の経験が浅い場合は「評価者自身が、評価する責任を自覚すること」の原則が重要になります。
良い評価も悪い評価も、全ては部下の成長を促すためだという気概を持って面談に臨んでください。

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面接官の心得に関するマニュアル作り

マニュアルには、面談に臨む面接官の心得についても記載しておくと良いでしょう。
例えば、面接官には「面談はお互いの考えを確認するための場である」という認識が大切です。

面接官は、面談を「自分の考えを部下に理解させ、それに沿った行動をさせるための場」と認識してしまいがちです。
しかし、そのような面談ではコミュニケーションが一方通行になり、社員の中に不満が生まれやすくなってしまいます。

面談は仕事をより良くしていくために、社員の考えを知るとともに、上司の考えを知ってもらう場であることを心得ましょう。

社員に結論を急がせないことも大切です。
面談において目標を共有する際、社員にも何らかの結論を出してもらう必要が生じます。
結論を急がせてしまうと、社員は考えがまとめられないまま適当な目標を設定してしまうでしょう。

社員にじっくりと考えてもらってこそ、成長につながる目標を立てることができます。
時間が掛かりそうな場合は、別の機会を設けても良いかもしれません。

「無理に説得しようとしない」心構えも大切です。
形だけの同意を取っても、社員のモチベーションは上がりません。
上司として必ず取り組んで欲しいと思うことがある場合は、時間を掛けて説明し、納得してもらう必要があります。

そのような心構えをマニュアルに記載しておくことにより、面接時に自らを省みやすくなります。

おわりに

人事評価の面談に役立つ面接官マニュアルの作り方をご紹介しました。

面接時に気を付けるべきことはたくさんあります。
全ての社員に対して公平な評価ができるよう、マニュアルを作成して遵守することを徹底しましょう。

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