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業務遂行の意味と業務遂行能力(職務遂行能力)の評価方法

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人事評価の時期は気が重いという方も少なくありません。評価される側の部下はもちろん、「自分の評価を部下が納得してくれるだろうか」と心配する上司もいます。しかし、適切に評価することができれば、部下のモチベーションを高め、企業活力の向上が期待できます。
適切な人事評価を行うためには、業務遂行の意味及び業務遂行能力について正確に把握しておくことが重要です。そこで今回は、業務遂行の意味と業務遂行能力の評価方法についてご紹介します。

業務遂行能力(職務遂行能力)とは

「業務遂行」とは、与えられた業務について責任を持って最後までやり遂げることです。
そして、業務遂行の際に発揮される能力を「業務遂行能力」と言います。
例えば、上司の指示でコピーを100部取る業務であれば、いつ、どこで、どういう目的で使用され、いつまでに用意しなければならないかを理解した上、上司の望む形でコピーを取る必要があります。
コピーを依頼した上司が何を望んでいるかを把握するためには、上司の言葉から状況を読み取る理解力、上司の指示で不明な点があれば質問するコミュニケーション能力が必要です。
この能力はさまざまな要素を含んだ概念で、パーソナリティや資質に関係なく、努力次第で向上するものと言われています。

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業務遂行能力(職務遂行能力)= 保有能力×発揮能力

業務遂行力とは、文字通り、業務をやり遂げるために必要となる能力を指します
決断力、コミュニケーション力などさまざまな能力を組み合わせた総称として「業務遂行力」という言葉を使うことが一般的です。
業務遂行能力は「保有能力」と「発揮能力」の2つに分類することができます。保有能力と発揮能力を掛け合わせた結果が仕事のパフォーマンスです。

「保有能力」とは

「保有能力」とは人材が持っている基礎力を指します。
保有能力としては知識、技能、体力などの単純作業の反復によって得た能力と、経験から身に付いた判断力、企画力、指導力などの精神的な習熟能力も含まれます

「発揮能力」とは

「発揮能力」とは、自分の持つ能力を最大限に発揮して結果に結び付ける能力のことです。
責任性や積極性、協調性など、特にチームで行う業務に不可欠な能力と言えます。

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業務遂行能力(職務遂行能力)の評価方法

業務遂行能力は、仕事上で発揮された行動事実によって評価することができます。
最低限の仕事に限らず、目標の高い仕事をするためにも業務遂行能力は欠かせません。
業務遂行能力はもちろん、職場や職種・職位によって異なります。
しかしながら、基本的なビジネスマナーやコミュニケーション、責任感、自ら考える力などは必須です。
また、業務遂行能力は経験豊富な上司や周りの社員に業務遂行能力を上げるコツを聞くことで伸ばすこともできます。
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行動評価にオススメな「360度評価」

複数の関係者の視点から対象者の日常行動を評価し、フィードバックを得られる人事施策である「360度評価」を用いることで対象者の行動評価をすることができます。
本人と他者が以下のような行動特性に応じた設問に回答することにより、認識ギャップを可視化することで、本人の気づき→行動変容につながります。

■保有能力が可視化できる行動
・(習得能力)担当業務に必要な知識や情報を自ら収集している
・(習熟能力)スケジュール通りに進めるために必要なことを理解し、事前に準備している
・(習熟能力)担当業務において、自分なりに新しいアイデアを考え、試している

■発揮能力が可視化できる行動
・(責任性)当事者意識を強く持って、担当業務に取り組んでいる
・(協調性)自ら進んで発言・行動することで、周囲に良い刺激や影響を与えている
・(積極性)失敗を恐れることなく、常に高いレベルの目標にチャレンジしている など

さまざまな能力を組み合わせた概念の「業務遂行能力」、1つの尺度ではかることは困難です。
保有能力(習得能力・習熟能力)と発揮能力に分け、さらに細分化した設問設計をし、多面的な評価を行うことで可視化することができます
業務遂行能力は努力次第で向上する能力ですが、ほかの能力と同じく基礎がなくては応用は難しくなります。
社員のキャリアアップのためにも多方面からのフィードバックを得られる機会を設定してはいかがでしょうか?
(2019.02.12追記)

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業務遂行能力評価のQ&A

Q1.業務遂行能力を評価する際、業務難易度で評価基準を変えますか?

業務遂行能力を評価する際には、必ず業務難易度を考慮して評価をしましょう。なぜなら、業務を最後までやり遂げることは重要ですが、難しい仕事と簡単な仕事では評価されるべきレベルが異なるためです。例えば部署内だけで使われる簡単な資料作成と、営業職が高い売り上げを上げるために行う営業活動や販売促進キャンペーンなどの目標達成は同じやり切ったという言葉で一括りにすることは難しいです。難易度によって評価に差を設けなければ不公平感を生みます。

Q2.業務遂行に関して指示が頻繁に変わる場合はどう対処するべき?

業務遂行に関して上層部の指示が頻繁に変わる場合、最終的な命令を履行できたかどうかで評価を決定しましょう。なぜなら、トップの指示が頻繁に変わることはどの会社でもあるためです。途中で変更された仕事内容をいかに最後まで粘り強く取り組み、達成できたかどうかを評価するようにしましょう。トップの指示をしっかりと判断して仕事に取り組める人材は優秀な傾向にあります。

Q3.業務遂行能力を評価する上で重要なポイントは?

業務遂行能力を評価する上で重要なポイントは実績と実績を残すために費やした時間をしっかりと計測することです。確かに最後までやり切ったということは重要ですが、仕事をやり切るために他の社員の2倍も3倍も時間がかかっていては本末転倒です。社員の適性を計測するためにも、必ず業務遂行にかかった時間を測るようにしましょう。社員にとって明らかに苦手な業務は他の社員よりも時間がかかっているため、適性を考えて仕事を割り振るようにすれば社員は得意業務だけに専念でき、さらに評価を上げることが可能になります。


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CBASE 360 HRコラム編集部

「CBASE 360」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。