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1on1とは?その効果と実施のポイントは?

2021.08.20 人材育成

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1on1(ワンオンワン)と気軽に呼ばれるようになった「1on1 meeting」。
アメリカのシリコンバレーでも文化として根付いてきた背景もあり、人材育成の施策としても注目を集めています。
今回は、この1on1について解説します。

1on1とは?

1on1とは、上司と部下が1対1の状態で行う対話に基づいた面談のことを指します。最大の特長は部下のために上司が時間を使うということです。
リモートワークが普及し、働き方の多様化も進んでいく中で、上司と部下の日常のコミュニケーションが減少傾向にあり、導入する企業が多くなってきました。ビジネスでの正解がわかりやすかった昔のように、単純なトップダウン形式では業務の遂行が難しくなってきたことも背景にあります。

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1on1の実施方法

1on1の実施について手順を踏んでの実施方法について解説します。
1対1の対話の時間となりますが、突然に導入しようとすると立場の弱い部下側から警戒をされてしまいます。何のために必要なことなのかを伝え、お互いの理解と目的を持って臨む必要があります。
まず、1on1の目的を伝え、理解を深めます。そして、1on1の中で話すテーマと進め方を決めます。ここまでを準備して1on1の実施となります。
実施後は次回に向けて、振り返りと準備を考えます。

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1on1の具体的な内容と話すこと

部下や後輩に「何か相談することはない?」と声をかけたときに、「いえ、特に・・・」という返事を受けたことは、マネジメント経験やリーダー経験がある人ならば、一度や二度は、経験したことがあるのではないでしょうか?
実際、1on1実施において一番の悩みとしてあげられるのが「何を話していいかがわからない」というものです。1on1は人事評価に関する面談とは位置づけから違います。
上司・部下の関係性の構築の度合いにより、段階を踏んで内容を考えていくと良いでしょう。初期段階では信頼関係を築くことに重点を置き、互いの近況把握や仕事とは離れた話題から興味の方向性を感じとれるような内容で、話しやすい雰囲気づくりを優先する良いでしょう。仕事とは違う話題から話を膨らませるのも効果はありますが、踏み込みすぎてしまうとハラスメントなどの問題に触れてしまう可能性もあるので、程々の距離感が大切です。
慣れてきてからは、組織が抱えている課題について考えることや、キャリアについての戦略や支援できることなどを話題に入れていくと良いでしょう。部下が自分のキャリアを考えながら、業務課題を見つけていくことで、課題を自分ごととして捉え、より具体的に対策を考えられるようにもなるでしょう。

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1on1のメリットとデメリット

1on1ミーティングにおけるメリットとデメリットを見てみましょう。

メリット

1on1実施のメリットは
・部下との信頼関係を構築し、部下の成長を促進する
・上司・部下の相互理解が向上による業務の円滑化・効率化
・部下のモチベーション向上
などがあげられます。
近い位置で対話の機会を持つため、継続していくと相互理解が進み、上司・部下間の人間関係、信頼関係が構築されるようになります。上司が部下を理解するだけではなく、部下も上司を理解するため、業務が進みやすくなったり、互いの理解からモチベーションが高くなったり、また、部下が悩みやすいポイントで的確なアドバイスや支援を提供できるようになります。

デメリット

1on1実施におけるデメリットは
・効果が出るまでに時間がかかり、数値化が難しい
・上司・部下ともに時間を取られる
・上司のコミュニケーション能力により効果に差がある
・雑談で終わってしまう可能性がある
・周知活動や事前研修が必要となる場合もある
などがあげられます。
やはり人間関係の構築を考えると早急に結果が出せるものではありません。急がば回れ、の気持ちで、部下を焦らせないように回を重ねていく必要があります。
また、単なる仲良しになってもいけません。互いに節度を持って対話していきましょう。
週1回は行いたいものですが、これは周囲の理解と協力がないと実現が難しいのも事実。
1on1ミーティングの会社としての実施価値を社内で共有し、誰もが1on1ミーティングを行いやすいように、時間の使い方なども理解・融通しあえる関係を部署内でも構築していきましょう。

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1on1ミーティングに期待できる効果は?

・部下と現場の状況把握
・相互理解による信頼関係の構築
・部下の成長促進と適切な支援
・モチベーションの向上と離職防止
などが1on1で得られる主な効果です。
深刻な人材不足が日本では長く続いています。ここに大きくしわ寄せを受けてしまっているのが、人材育成と人材確保。
1on1では、近い距離での対話で上司・部下の関係性を構築するだけでなく、互いの興味や成長への観察・評価も加わりますので、人材育成と離職防止といった、現代の企業における課題の回避にも貢献するものです。
回数を重ねながら少しずつ、互いの距離を縮め、最初は上司側からだけの質問も、徐々に部下側からも質問が来るように関係性を深めていきましょう。
また、信頼関係の構築として当たり前のことですが、1on1にて得た部下の情報については、口外しないこと。人事などと共有の必要がある場合も考慮に入れ、事前にどのような場合にどのような第三者にどのように情報が伝わるかの確認はしておくべきでしょう。

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注意したい1on1疲れと対策

1on1ミーティングを効果的に進めるためには頻度も重要な要素です。週1回や2週間に1回程度で行われることが多いようです。しかし、上司側からすると自分の時間が1on1のために奪われてしまうと感じるケースも少なくありません。
また、互いの距離が近いミーティングのため、その距離感からくる疲れも軽視できません。
適正な頻度としては週1回30分程度まで。週1回では多すぎる、2週に1回や月1回にして、その分、時間を長くしては?と、感じられるかもしれません。
回数を重ねることが重要で、友達付き合いなども同じですが、わずかな時間でも顔を合わせる回数が多く、言葉を交わし合う回数が多い人の方が仲良くなりやすいものです。
とはいえ、1回の時間が長くなると双方、時間が取られるものですので、業務への支障を感じてしまい、以降の1on1で求める効果を得にくくなってしまいます。
最初の段階より長時間をかけずに短時間で切り上げることを心がけましょう。

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まとめ

今回は1on1について解説しました。
上司・部下の関係性を深め、連携強化を初め、人材育成と成果の向上にも、と多くの良い要素を持つ手法です。1on1ミーティングを定着させるには時間と根気も必要ですが、定着までの過程も会社を育てる要素を多く持っています。

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スマレビ HRコラム編集部

スマレビは、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。