就業管理とは？訴訟もあり得る労働基準法順守の重要性

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「就業管理とはどんな仕事なのだろうか」
「就業管理とは何をする仕事なの」
と気になりませんか。
就業管理とは広く見ると労務管理の仕事の一環であり、社員の就業に関するデータを法律通りに処理するだけではなく社員が働きやすい職場環境を作る仕事でもあります。
就業管理の仕事はミスをすると社員の給与を間違ってしまうことで社員に不信感を与えたり、労働基準監督署などからの指導対象となることもあり得る仕事です。
この記事を読めば、就業管理について理解することができ、企業防衛をしつつ適正な労務管理を実施することができます。
就業管理とは何なのだろうかと気になっている方はぜひ、最後まで読んでいって下さい。

就業管理とは

就業管理とは大きな括りでは労務管理の中に入る仕事です。
就業管理の仕事においては社員の出退勤、有給の処理や欠勤の処理などを労働基準法や就業規則・労働基準監督署からの行政通達をベースにして管理していく仕事です。
就業管理の仕事は正確に処理する必要性があり、ミスをすれば従業員からの信頼を失います。

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就業管理と勤怠管理の違い

就業管理と勤怠管理の仕事には大きな違いがありません。
勤怠管理は法律によって厳密に定められた契約履行の仕事を指す言葉であり、就業管理とは「いつ仕事を始めていつ終えるのか」などのざっくりした業務の形態を指す言葉です。
就業管理にせよ、勤怠管理にせよ社員の残業時間や出退勤、有給などの処理を行うことは同じです。
また、正確に仕事を処理できなければいずれにせよ社員からの信頼は失われますし、労働基準監督署から処罰を受ける可能性が残ります。

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【重要】従業員との信頼関係が構築されておらず、労務管理ができていなければ裁判に発展する可能性大

労務管理(就業管理)の仕事に関しては、従業員との信頼関係が構築されておらず、しっかりと処理を出来ていなければ訴訟に発展する可能性が大きい仕事であり、訴訟に発展した場合従業員に勝てる可能性は非常に低いのが実情です。
労務管理の仕事のベースとなっている労働基準法・労働安全衛生法は従業員を守るための法律で経営者を守る法律ではないためです。
従業員から訴えられただけでも報道等で企業のイメージは大きくダウンします。
それだけ普段から慎重に仕事をする必要性があるということです。

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勤怠管理をする義務

従業員を雇用している企業には勤怠管理を行う義務があります。
非常に強力な義務であり、社員に関する勤怠管理がしっかりなされていないと判断されると訴訟に敗訴するだけではなく社会的な制裁を受ける可能性もあります。
具体的には、以下の義務が企業にはあります。
・従業員の労働時間の把握
・労働基準法第32条の順守
・法令順守による従業員からの信頼獲得
それぞれについて解説します。

従業員の労働時間の把握

労働基準法において経営者に全従業員の労働時間の把握義務が課せられているだけではなく、現在は労働安全衛生法という労働者の安全な就労を達成するための観点からも労働時間の把握を求められています。

参考：厚生労働省　改正労働安全衛生法のポイント

日本では過労死問題などが社会問題となっており、長時間労働と過労死の間には相関性があるという考え方になってきています。
単純に残業代を支払うためだけに労働時間を把握するのではなく、社員の健康を守るためにも労働時間を経営者が把握する必要性があります。

労働基準法第32条の遵守

経営者には労働基準法第32条の遵守を行う義務があります。

参考：電子政府の総合窓口　労働基準法32条

労働基準法第32条には１週間あたり40時間以上の労働をさせてはならず、1日8時間以上の労働をさせることが禁止されています。
もしも１週間40時間・１日8時間以上の残業を社員にお願いする場合には36協定を結ぶ必要性があります。

法令順守による従業員からの信頼獲得

勤怠管理を徹底することによって法令順守がなされ、従業員から信頼を獲得することにつながっていきます。
従業員との信頼関係が普段から構築されていれば法律的なトラブルは減少する傾向にあるため、積極的に法令順守をして従業員と信頼関係を構築することが重要です。
適正に労働時間を把握して残業時間を管理し、残業代を適切に支払うことで社員との信頼関係が構築されます。

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経営者・人事が把握すべき項目

経営者・人事が把握すべき勤怠管理上の項目として、以下の項目があります。
・出退勤の時間
・総労働時間
・時間外(残業時間)
・深夜残業時間
・出勤日数
・休日労働時間
・休日出勤日数
・有給休暇の付与と残日数管理
・早退・遅刻の管理
上記のデータがないと正確な給与計算ができないだけではなく残業時間なども管理できなくなる可能性があります。

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労働時間の把握方法

「労働時間を正確に把握するにはどうすればいいの」と気になりませんか。
原則として経営者(または経営者から権限移譲を受けた人事部員等)が直接確認するか、客観的な証明能力のあるタイムカードによる把握が義務となっています。
具体的には、以下の方法で労働時間を把握する義務があります。
・タイムカード
・紙による記録
・【要注意】最低3年の保存義務あり。
それぞれについて解説します。

タイムカード

タイムカードで勤怠管理をする方法が最もポピュラーな勤怠管理の方法です。
出勤時と退勤時に打刻を行い、労働時間を把握できます。
また、打刻のない日は出勤していないので有休か欠勤かなども届け出と突き合わせることで正確に勤怠管理できます。

紙による記録

紙による記録をするという方法もあります。
単純に紙に印刷された出勤簿に社員各自が記入し、各社員の所属長が印鑑を押すなどして承認するという方法です。
少し古い勤怠管理の方法に感じるかも知れませんが、紙ベースで勤怠管理をしないと法律違反になってしまった時代の名残でいまも紙で勤怠管理している企業は存在します。

【要注意】最低3年の保存義務あり

勤怠の記録がされた出勤簿は最低3年の保存義務があります。
参考：厚生労働省

参考：厚生労働省

当分の間は3年間保存で良いですが、いずれ時期が来れば5年間出勤簿を残しておく必要性がでます。
これまで未払い賃金は2年で消滅時効でしたが、2020年4月1日の法改正で当分の間3年間未払い賃金の請求ができるようになったためです。
現在は移行期間ですが、いずれ5年間の未払い賃金に対応するため5年に変更される可能性もあります。
また、出勤簿は労働基準監督署が求めればすぐに提出できる状態でなければなりません。
出勤簿はPDF保存でも良いですが、すぐに出せる状態でなければならないので紙とPDF両方で保管するのが理想といえます。

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まとめ

今回は、就業管理について解説しました。
就業管理は広く見ると労務管理の一部であり、勤怠管理の仕事と同意義の言葉です。
就業管理の仕事を正確にしなければ企業は訴訟リスクに晒される可能性があります。
正確に処理することを心がけましょう。

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HRコラム編集部

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