人員計画とは？人員計画を立てて長期的な視野で採用を行おう

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「人員計画とは何なのだろうか」
「人員計画とはどのように作ればうまくいくのだろうか」
と気になりませんか。
人員計画とは会社に必要な人材の人数を確定させるための大きな計画のことを指します。
人員計画がはっきりしないとなかなか人材の採用を計画的に行うのは難しく重要な仕事であるといえます。
この記事を読めば、人員計画の立て方について知ることができ、自社に合った人員計画の立て方が分かります。
人員計画について気になっている方はぜひ、最後まで読んでいってくださいね。

人員計画とは

人員計画とは、会社に必要な人員を確定させるための計画です。
すべての人材採用に関わるコアの部分であり、10年先を見越して作りこんでいくことが重要です。
人員計画は10年後に組織がどうなっているのかなどを見据えて計画を練りこむため組織のあるべき姿を現在から推察して立てていく必要性があります。
人員計画がしっかりと立てられていればイレギュラーな事態である途中退職などがあったとしても対応できます。
反対に人員計画がしっかりと出来ていなければ何度採用を行っても望むような組織形態にならない可能性があります。

人員計画は英語でmanpower　planning

人員計画は英語でmanpower　planningといいます。
海外でも人事部門の仕事として人員計画があります。
どこにどれだけの人材が欲しいのかなどを決定していく仕事は重要性が高いです。

人員計画と要員計画の明確な違い

人員計画と要員計画の明確な違いとして、人員計画が中核であり、要員計画は人員計画に寄り添って行うという違いがあります。
人員計画は会社全体の状況を見て根幹として機能するのに対して要員計画は人員計画で達成できていないところや細かな部分のフォローを行うという関係があるためです。
人員計画がしっかりと出来ていないと要員計画も狂ってしまうので人員計画は非常に重要です。
人員計画は各事業部に何名の社員が必要かなどをざっくりと決定する一方で要員計画は詳細に誰をどこに配属するのかなどを細かく決定するということです。

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人員計画の目的

人員計画の目的は、人員計画を立てることによってコストなどを具体的に検討することです。
どの部署に何名の社員を雇用するのかなどはある程度計画的に考えてコストを算出する必要性があるためです。
例えば、営業部に10名採用予定であればあらかじめ予算を10名分確保しておく必要性があります。
突然退職者が増えて突発的に採用をしなくてはならないということもあり得ますが、それはまた別建ての要員計画で予算を組みます。
まずは会社があるべき姿になるためにどの事業部に人材が何名欲しいのかなどを考えて決定していきます。
あらかじめ予算を確保していれば予算申請などを行う際にもスムーズに行えるため、採用活動もスムーズに進んでいきます。

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人員計画を立てるメリット

「人員計画を立てるメリットは何なのかな」と気になりませんか。
人員計画を立てることによって経営陣と意思疎通がスムーズになり採用活動がうまく回せるようになります。
また他には以下のようなメリットがあります。
・経営計画に沿った人員計画を立てることができる
・目標達成に向けてやるべきことが明確化する
それぞれについて解説します。

経営計画に沿った人員計画を立てることができる

人員計画を立てることによって、経営計画に沿った人員計画を立てることができます。
人材採用を行うにあたっては経営計画としっかりと連動しているかどうかが非常に重要となるため大きなメリットとなります。
人員計画なしで採用を次々行ってしまうと経営陣から「ちょっとあの部署は人が多すぎるのではないか」といった意見が出てしまうこともあり得ます。
また、人が足りない部署から人が足りていると思われる部署に人を回して欲しいというように陳情され計画外の仕事が入ってくる事態にもなりかねません。
人員計画があり経営計画と寄り添った形になっていれば余計な混乱を招かずに済みます。

目標達成に向けてやるべきことが明確化する

人員計画を立てることによって目標達成に向けてやるべきことが明確化します。
人員計画は経営者や各所属長と話し合いをして理想の人数などを決めていくためです。
「どこに何名の人が本来いないといけない」というあるべき姿が割り出されるため、採用活動で何名採用できればそこで終了などある程度のゴールを設定することができます。
各部署の理想の人数や予算が決まっていないと際限なく採用活動に振り回されることにもなりかねません。
人員計画を立てることで人事部門の仕事も効率化されます。

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人員計画の立て方

人員計画の立て方として、以下の立て方があります。
・現状を把握する
・経営者との話し合いで採用したい人数・予算を確定させる
・現場の所属長と話し合いを行い欲しい人数をヒアリングする
・組織図を作成
・組織図をベースに必要人員を記載していく
それぞれについて解説します。

現状を把握する

会社にいる人材を部署ごとに把握するようにしましょう。
現在どこの部署に誰が何名いるという情報がなければたたき台が作れないためです。
また、できれば人数だけではなく氏名・性別・役職別に人員配置を調べて正確に把握するようにしましょう。
仮に役職者が多く一般社員が少ない部署があるとすれば、実際に実務を行うのは一般社員なので実務を担う担当者は少ないということです。
単純な人数だけではなく役職などは注意してみるようにしましょう。

経営者との話し合いで採用したい人数・予算を確定させる

現状把握をベースに経営者との話し合いで採用したい人数と予算を確定させるようにしましょう。
事前に経営者からの予算承諾を受けていないと決済に時間がかかってしまいスピードが重要な採用業務に悪い影響が出る可能性があるためです。
求人広告などは打つべきタイミングに打たないと効果がでないこともあります。
出来るだけ多く予算を獲得できるように交渉しましょう。

現場の所属長と話し合いを行い欲しい人数をヒアリングする

経営者から承諾を得た人数をベースに現場の所属長と話し合いを行い、各部門長が欲しい人数をヒアリングするようにしましょう。
先に経営者との話し合いを済ませておけば予算や人数は決定していると現場に伝えやすいためです。
現場の所属長の意見をしっかりと聞きましょう。

組織図を作成

組織図を作成するようにしましょう。
組織図があればどの部署に何名必要といった情報を共有しやすいためです。
組織図の作成を行い編成を行いましょう。

組織図をベースに必要人員を記載していく

組織図をベースに必要人員を記載し、最終的な人数や組織体系についてチェックするようにしましょう。
注意点としては組織図を作る中で明らかに管理職が多い部門があれば異動なども含めて構成比率を変えることです。
管理職ばかりの部署があれば年配者を増やすのではなく若手の中途採用者を採用して配属して若返りを図るなど様々な方法で組織の理想形を作るようにしましょう。

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まとめ

今回は、人員計画について解説させていただきました。
特に注目して頂きたい点としては人員計画を立てることで採用業務がよりスピーディーにこなせるようになる点です。
採用は即断即決をしないとなかなかうまくいきません。
欲しい人材が出たときや求人広告予算などが欲しいと思ったときに即座に行動ができるように念入りに計画を立て予算を獲得しておくようにしましょう。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。