会社の面談に新風を！1on1形式の個人面談のススメ

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みなさんは「個人面談」と聞くとどのようなイメージがわきますか？
考課面談のような形式に沿った形で進められる緊張する、堅苦しいイメージでしょうか？
人事分野では、数年前に「1on1ミーティング」という施策が登場しました。
これは、上司と部下が考課面談とは直接の関係なく、定期的な対話をする仕組みで、いま非常に注目されています。
今回は上手に1on1ミーティングを進めるための考え方やコツをご紹介します。

1on1ミーティングが社内の面談として流行っているワケ

四半期や半期、年度ごとに部下と上司が面談時間を持って、目標を設定したり、目標の進捗状況を確認する考課面談。
会社としては必ず実施しなければなりません。
しかしこの程度の頻度のコミュニケーションで、本当に効果的な部下へのフィードバックやモチベーション向上が図れるのでしょうか？
部下への自走性を求める環境の中、一人ひとりの自発性を高め、成長を促そうと考えたとき、もっと違った形のコミュニケーションも必要なのでは？という疑問が出てきます。
これが「1on1」が注目されるようになったきっかけです。

経験を通じた人材育成

1on1はさまざまな要素から構成されていますが、その中でも重要なのが「経験学習」という考え方です。
人の成長の7割は日々の業務経験から得られ、残りは上司や先輩を見習ったり、研修や読本で学習したりすることで得られると言われています。
部下が経験から学べる仕組みづくりを用意することで部下のポテンシャルを最大限に引き出し、成長を促せます。
上司が部下の振り返りのための時間を高頻度で設定することにより、部下は業務経験で得たことをその都度振り返ることで、「なぜうまくいったか？」「なぜ失敗をしたか？」など経験学習サイクルがまわるようになり経験を元に能力を向上させることができるようになります。

コミュニケーションの改善

プレイングマネジャーが多い昨今、コミュニケーションが重要だとはわかっていてもどうしたら良いかわからないという上司も多いのではないでしょうか。1on1は高頻度で個人面談を設定することになるので、コミュニケーションを取らざるを得ない環境となります。
短い時間でも頻繁に言葉を交わすことで、具体的に部下の状況・本音を把握できるようになります。
コミュニケーション量が増えることにより、上司と部下の信頼関係が構築される、組織の風通しが良くなる、社員の仕事に対するモチベーションが上がるということにつながります。

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チェックポイント！効果的な1on1ミーティングの方法

1on1を有意義なものにするには、突発的なスケジュールでの実施は望ましくありません。
事前にスケジュールをおさえ、評価や管理の時間ではなく部下の成長をサポートするための時間、「対話」ということを念頭に、部下が話したいことを話せる雰囲気を作ることが重要です。
また、部下の本音を聞き出せるように、実施時には「傾聴」と「自己開示」を意識しましょう。

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週に1回、1回30分程度の時間をとる

1on1の設定時間は企業によって差がありますが、多くの企業では30分〜60分程度が一般的です。
1on1の時間は長すぎても短すぎてもリスクがあります。
どの程度の時間が良いのかは上司と部下の性格や関係性によって見直しましょう。
また1on1は頻度にも注意が必要です。
上司と部下のコミュニケーションという点から考えると接点を持つ時間よりも接点を持つ回数が重要です。
毎月ではなく毎週話すことで頻度を多くすることをおすすめします。
なお、時間を気にする発言は、相手に「ちゃんと面談をする気があるのか」と感じさせる原因となりますので、開始時間は遅くとも終業1時間前までのセッティングを心がけ、1on1が重要であると部下に認識してもらうために、セッティング後は一貫して行うよう意識してください。

自由に話せる場所を選ぶ

1on1は話しやすい雰囲気を作ることが重要です。
目線が合うと威圧的になるので横並びに座ってみるのも良いでしょう。
話す内容によっては同僚や先輩の目が届かない場所を確保することも重要です。
また、オフィス以外の場所（近くのカフェや公園、あるいは散歩をしながらなど）で実施することも有効です。
たまには場所を変えることを検討しましょう。

相手の話を引き出す「傾聴」の姿勢

1on1では上司は「傾聴」に徹しましょう。
上司が先に意見を言ってしまってはなりません。
部下が自分の言葉で話し切り、自分の思考が整理できる流れを作ることが大切です。
「傾聴」にはたくさんのコツがありますが、すぐ取り組めるのは「うなずく」というボディランゲージと、「相手の目を見る」というアイコンタクトです。
1on1では、90%は部下に話させ、上司が話すのは10%と心得て、以降フォローができるように部下の発言をメモに残しましょう。

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1on1のネタ作り・確認に効果的な360度評価

1on1は上司のやり方がすべてです。
ハイパフォーマーには「振り返りからの改善が習慣化している」という傾向があります。
1on1が機能しているかを確認するには、多面的評価が得られる360度評価がおすすめです。
1on1で得た気づきが周囲にどのように映っているのか確認することもできます。
また、360度評価で得られたフィードバックをもとにアクションプランを考え、日常業務での行動改善を1on1で確認していくという使い方もできます。
上手に組み合わせて、一人ひとりが経験を振り返り、自発的に行動して改善していく仕組みづくりをしていきましょう。

(2019/01/22追記)

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HRコラム編集部

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