2016.08.22360度評価 , 人事制度・評価

定期的な個人面談で会社を繁栄させる!社員面談の質問内容について

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多くの人事担当者が、個人面談に対して「業務に直接関係しない」「不平・不満ばかり言われる」などネガティブな印象を持っているようです。

各種面談の中には、会社として必ず実施しなければならない考課面談があります。「考課面談だけ実施すれば十分」と考えている人事担当の方も多いのではないでしょうか。しかし、考課面談以外の面談も非常に重要です。面談を重ねることにより普段からの社員の行動が把握でき、考課面談を短い時間で済ませられるメリットもあります。

今回は、「どのようにしたら個人面談がうまくいくのか」と悩んでいる人事担当者に向け、上手に面談を進めるための質問内容や適切なタイミングなどをご紹介します。

個人面談の目的

6631-00083-2個人面談の大きな目的は、社員の本音を聞くことです。本音を聞くことによって、正確なアドバイスを行えるようになります。さらに、人事担当者あるいは組織として何をすれば良いか明確になるでしょう。

面談を通してコミュニケーションを改善することも、個人面談の重要な目的です。コミュニケーションの改善によって組織の風通しが良くなることで、社員の仕事に対するモチベーションも上がります。

個人面談のタイミング

6631-00083-3欧米では個人面談を1週間に1回は行うことが管理職の義務と言われています。しかし、欧米の習慣をそのまま日本に持ち込むことは、難しいかもしれません。それでも、1か月に1回、少なくとも2か月に1回は個人面談を行うことをおすすめします。

面談のスパンを短くすることにより、仕事の進捗はもちろんのこと、社員の行動の変化なども連続的に追跡・分析できます。たとえ1回の面談の時間は短くせざるを得ないとしても、定期的に面談を重ねることが大切です。

 

個人面談の進め方

6631-00083-4面談を行う際、まず注意すべきことは場所の選択です。同僚や先輩の目が届かない場所を確保してください。他人の目に触れる場所では、社員の本音を引き出すことがは困難です。社内に適切な面談場所がない場合は、喫茶店や外部会議室の利用も検討しましょう。

 

1回の面談に掛ける時間の目安は、30~45分です。「そんなに話すことはない」と感じる方も多いと思いますが、15~20分では話を聞くだけ、あるいは話すだけで終わってしまいます。

また、心に余裕を持って面談を行うため、開始時間は遅くとも終業1時間前までにしましょう。「時間がないから30分でお願い」などの発言をしてはなりません。時間を気にする発言は、相手に「ちゃんと面談をする気があるのか」と感じさせる原因になります。

 

面談は、「お疲れさま」「体の調子はどう?」など、場の雰囲気をやわらげるために日常的な声掛けから始めましょう。本音を引き出すためには、相手をリラックスさせることが大切です。

また、定期面談では人事考課の面談に使用するような評価シートの使用は極力避けてください。シートを使用した場合、単純な確認に面談が終始してしまい、良いコミュニケーションが生まれにくくなります。

個人面談の質問内容

定期的な個人面談では、確認質問と呼ばれる質問方法が効果的です。相手の発言に対して、「こういうこと(意味)?」「そこをもう少し詳しく聞かせて」など、話を発展させるような聞き方をすることにより、相手がたくさん話すようになると共に本音も出やすくなります。

また、質問の内容だけでなく質問の仕方も意識をしましょう。相手を不愉快にさせる聞き方をしないよう気を付けてください。相手を問い詰める攻撃的な質問の仕方は論外です。また、不満や非難する言葉が噴出しがちなネガティブな質問も避けましょう。

アドバイスをする際は、本人の自発的行動を促すことが重要です。「君としてはどう考えているの?」などと問いかけ、返事を聞いた上で、アドバイスをしてはいかがでしょうか。

おわりに

個人面談の適切な進め方や、質問内容についてご紹介しました。

考課面談を効率的に行うためにも、定期的な面談は非常に重要です。リラックスした雰囲気で本音を聞く有効な手段だった飲みニュケーションも、今は避けられる時代になってきています。そのため、ますます個人面談の重要性が高まっていると言えるでしょう。組織のルーチンワークとして、面談を定期的に行うことをおすすめします。

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人事評価ナビ編集部

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