2017.06.12人事制度・評価

評価者向け人事評価シートの書き方と記入例

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評価者と被評価者との認識のズレを減らし正しい評価を行うため、人事評価シートを使用した多面評価を取り入れている企業が増加しています。しかし、導入に踏み出せない企業が多いことも事実です。人事担当者や上司などの評価者が、絶対評価が必要となる評価制度に慣れていないことが主な理由です。

人事評価シートの活用により、従業員のやる気や向上心を高めることができます。しかし、人事評価シートに記入されている評価項目やコメントが適切でない場合、人事評価シートを使用する意義が薄くなるだけでなく、被評価者の仕事へのモチベーションを下げてしまう恐れがあります。そこで今回は、評価者向けに人事評価シートの書き方と記入例をご紹介します。

評価項目の設定方法

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評価項目の設定は、人事評価シートを作成する中でも重要な項目の1つです。

例えば、営業部における商談をまとめる力を問う設問の場合、顧客に対してどの程度のプランニングが行うことができれば、どの位の評点であるのかを具体的に設定しておきます。

「よくできていた」「そこそこできていた」「どちらでもない」「あまりできていなかった」「まったくできていなかった」などの選択肢を設定すると、評価に偏りが出るだけでなく、回答の選択が中心化する恐れがあります。

顧客のニーズにそぐわないプランを提案した場合は0点、顧客の求めるものを理解して商談を成立させた場合は4点など、具体的な評価基準を設け、基準を満たしているかどうかで客観的に評価できるようにしましょう。

評価コメントの書き方

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被評価者が設定した目標に対して評価コメントを記入する際は、可能な限り具体的に記入するように心掛けてください。

どの行動にどのような評価を下したのかということや、評価の根拠や改善すべき点を明記することが大切です。

また、評価コメントはきつい言葉を使用しないよう十分に注意してください。ストレートな物言いは、被評価者の向上心を損ねる恐れがあります。なるべく柔らかい表現を使用して書くようにしましょう。

評価コメントには、良かった点と反省すべき点の両方を記入することが大切です。これは被評価者が目標達成度の観点から評価対象期間の取り組みを振り返るとともに、自分の長所や短所に気付かせ、今後の活躍につなげることを意図しています。

人事評価シートのコメント記入例

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被評価者が目標を達成している場合、目標達成できたという結果だけでなく、さらなる飛躍のために何をすれば良いか、評価者が何を望んでいるかなどを人事評価シートに記入します。

それでは、目標を達成していない者に対しては、どのようなコメントを記入すれば良いのでしょうか。

人事評価シートは成果主義に基づいた評価制度である以上、成果が出ていない被評価者に対しては良い評価を付けることができません。しかし、成果が出ていないからといって、ネガティブな評価コメントを付けないようにしてください。

被評価者が設定した目標を達成できなかった場合も、評価コメントやフィードバック面談では達成に向けて努力していた姿勢などを積極的に認めましょう。被評価者のモチベーションを上げるよう心掛けることが大切です。

被評価者が設定した目標を達成できなかった場合の評価コメント例を3つご紹介します。

【記入例1】

スキルアップのため、継続参加型のセミナーに参加するという目標を設定したが、体調不良により全ての回に出席できなかった場合

「体調不良による欠席はありましたが、出席した際には的確に内容をまとめたレポートの提出を行うなど、知識を積極的に習得しようとしていたと思います。来期もセミナーに参加する場合は、柔軟な日程調整が可能なものを選ぶなどし、全回出席するようにしましょう。」

【記入例2】

営業職で、電話によるアポイントメントを1日〇件獲得するという目標を設定していたが達成できなかった場合

「目標件数を達成することはできなかったが、早い時間に目標達成できた日もさらなるアポイントメント獲得を目指していた姿勢は評価に値します。今後はシミュレーションや研修による能力向上に期待します。」

【記入例3】

被評価者の部下の目標が達成できなかった場合

「業務上の指示については問題なかったと思いますが、部下が仕事に行き詰まった際に報告や相談を持ち掛けやすい関係性が築けていなかった可能性があるかもしれません。日常的に部下とのコミュニケーションを図るよう心掛けましょう。」

おわりに

人事評価シートを正しく活用するためには、記入のポイントを押さえ適切な言葉でフィードバックを返すことが大切です。
しかし、集計やフィードバック資料作成など、人事担当者には大きな負担がかかります。そのため、集計や資料作成が容易なシステムを選択することをおすすめします。

人事評価シートを効果的に活用しモチベーションや業務効率の向上へつなげましょう。

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人事評価ナビ編集部

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