もう迷わない!人事評価システムの選び方

2019.02.19 評価制度

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従来的な人事評価には、部下が上司の評価をするという仕組みはありませんでした。しかし近年注目を集めている「360度評価(多面評価)」と呼ばれる人事評価システム(もしくは、人事評価方法)では、評価対象者が仕事で関係するあらゆる人物から情報を集め、多面的に各社員の働きぶりを評価します。

360度評価は客観性が高い反面、評価者となる社員が増加する分、従来方法と比べて多くの作業が発生します。そのため、外部委託を検討する企業も少なくありません。360度評価によって個人の能力の可視化を図ることができますが、評価項目の設定や結果分析には、システムによる違いがあります。

そこで今回は、自社の状況に合わせて、適切な人事評価システム(360度評価)を選択するための選び方のポイントをご紹介します。

→360度評価のメリット・デメリットを理解して最適な人事評価システムを選ぶ
「失敗しない!360度評価(多面評価)のメリット・デメリット」


→人事評価システムについて詳しく知る
「人事評価システムとは?360度評価システムを導入して、人事業務を効率化しよう」

人事評価システムとはどんなものなのか?

人事評価システムとは、社員を評価するために必要な目標設定や、社内での評価手順、過去の評価などの評価に必要なフローを把握できるシステムのことを指します。
クラウド型とデータベース型があり、クラウド型はインターネット環境があればすぐに活用できる仕様になっていることが多いのに対して、データベース型は自社でオリジナルなシステムを持つことになるため、導入まで時間がかかるという違いがあります。
クラウド型は速攻で導入できる上、メンテナンスなども行いやすく、便利だといえます。

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人事評価システム(360度評価)を選ぶ6つのポイント

評価項目の設定や結果分析をシステムによって運用することが一般的な360度評価。人事部担当者の管理・集計業務の軽減や回答者の負担を軽減するためにも導入時にチェックすべきポイントをご紹介します。
以下のポイントがあります。
1.企業の規模に合っているか
2.セキュリティ対策がされているシステムか
3.評価項目の有無・カスタマイズは可能か
4.運用工数は削減できるか
5.結果分析はわかりやすいか
それぞれついて解説します。

1.企業の規模に合っているか

360度評価は被評価者の人数によって費用が変動するシステムが多いため、数十人の小規模企業では割高になることがあります。また、大規模企業が小規模企業向けのシステムを導入してしまうと、運営において問題が発生する可能性が高くなります。
大規模企業の場合は、被評価者に紐づく評価者それぞれの選定・登録を補助してくれる機能があると良いでしょう。

数十人規模の会社では、多くのユーザーが使用することを想定した高額な360度評価システムは向いていません。反対に、大規模の会社が小規模企業向けのシステムを導入してしまうと、運営において工数が増え、問題が発生する可能性が高くなります。自社の企業規模に合わせた360度評価システムを選びましょう。

2.セキュリティ対策がされているシステムか

360度評価は社内だけでなく取引先などの社外からもアクセスすることを考える必要があります。クラウドサービスであれば、社外からのアクセスが簡単です。クラウドサービスを利用すると、ネットワーク上で共有ができて便利ですが、セキュリティ面の心配がでてきます。人事評価関連の情報は決して外部に漏れてはならない情報なので、セキュリティ面に不安がないかどうかのチェックが必要です。
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3.評価項目の有無・カスタマイズは可能か

はじめて360度評価を実施する企業の場合、多くの企業導入実績があるシステムを検討するのが良いでしょう。導入実績が豊富なシステムの場合、標準的な評価項目がデフォルトで用意されたものが利用できるので便利です。
企業によって重点項目がすでにある場合は、評価項目を自社に合うよう、自由に設定できるかどうかも大切なポイントになります。柔軟なカスタマイズが可能かどうか確認しましょう。さらに、フォーマット内に自由コメント欄を配置できるシステムを選択すれば、具体的な評価内容を書き込むことも可能です。

4.運用工数は削減できるか

一般的に360度評価は多くの質問項目への回答、そして評価を集計・分析し、総合評価を出す必要があります。運用工数が削減できるかどうかは重要なポイントです。
対象者への依頼メール配信や回答状況の確認、レポートの閲覧進捗、問い合わせなど、オペレーションに必要な機能がそろっているかどうかを確認しましょう。システム側で運用サポートがあるかどうかも重要なポイントです。

5.結果分析はわかりやすいか

評価結果の数値を表示するだけでなく、被評価者が結果を読み解きやすいよう、視覚的にわかりやすい分析レポートが出力可能かを確認しましょう。
また、被評価者が、結果を通して自分の強みや改善の必要のある要素について明確に分かる分析ができるレポートが出力できると良いでしょう。
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6.360度評価実施後のフィードバックの有無

360度評価は一度実施して終わりではありません。実施後、被評価者にフィードバックし、行動変容につなげなくてはなりません。また、360度評価で得られた結果をさらなる人材育成に活用することも考えなければなりません。研修や、目標設定の仕組みが利用できるかどうかを確認し、将来的な活用のために必要な資料が得られるシステムを選びましょう。
→360度評価の効果を高めるコツは「フィードバック」にあり!

→人事評価システムについて詳しく知る
「人事評価システムとは?360度評価システムを導入して、人事業務を効率化しよう」

人事評価システムを活用するメリットは?

「人事評価システムを活用するメリットはどんなところなのかな」と気になりませんか。
具体的には、以下のようなメリットがあります。
・目標や評価の可視化
・従業員満足度アップ
・人事評価の能率アップ
それぞれについて解説します。

→360度評価のメリット・デメリットを理解して最適な人事評価システムを選ぶ
「失敗しない!360度評価(多面評価)のメリット・デメリット」

目標や評価の可視化

人事評価システムを活用することで、目標や評価の可視化を行えます。
手入力のエクセルベースや紙ベースで評価表を確認するのは時間がかかりますが、評価システムがあれば社員名を検索すれば評価をすぐに見ることができます。
評価の決定で迷った際、過去の評価もすぐに閲覧できるため、非常に便利です。
役員等から急に「○○さんの評価を出してくれ」と頼まれた際にも、スピーディに対応できます。

従業員満足度アップ

人事評価システムを導入することで、従業員満足度がアップする可能性があります。
評価システムを導入することによって、上司等の管理監督者に情報共有をしやすくなり、フィードバックを通して、評価に透明性がでるためです。
評価制度が整備されることによって、社員から会社への信頼感が高まる可能性があります。

人事評価の能率アップ

人事評価システムを活用することによって、人事評価の能率をアップさせることができます。
人事評価システムがあれば、スムーズに評価を行うことが出来るためです。
評価にかける時間を短くし、素早くフィードバックを行うことが出来るようになるため、能率よく評価をすることができます。
→人事評価システムについて詳しく知る
「人事評価システムとは?360度評価システムを導入して、人事業務を効率化しよう」

人事評価システム導入前にこれだけは実施したい!

人事評価システムを導入する前に、これだけは実施したいという項目があります。
具体的には、以下のようなことです。
・導入する目的を明確化しよう
・時期を明確化しよう
・どのように評価するのかを必ず詳細に検討しよう
・運用の方法を明確にしよう
それぞれについて解説します。

導入する目的を明確化しよう

人事評価システムを導入する前に、必ず導入目的を明確化しましょう。
評価システムを導入することによって、効率をアップさせ、よりきめ細かく社員の評価についてのフィードバックを行うなどのことです。
何のためにシステムを導入するのかを明確化していないと、導入後の活用方法に迷う可能性があります。

時期を明確化しよう

導入する時期を明確化しましょう。
時期を先に決めないと、導入するまでに必要な手順を踏めない可能性があるためです。
いつ導入して、どのように運用するのかなど、先に決定するようにしましょう。

どのように評価するのかを必ず詳細に検討しよう

どのように社員を評価するのかを必ず詳細に検討するようにしましょう。
社員を評価して、どのように育成するのかを検討しておかないと、導入後にスムーズに評価運用までたどり着かない可能性があるためです。
出来るだけどのような評価をするのかについて詳細に検討するようにしましょう。

運用の方法を明確にしよう

評価の運用方法を明確化しましょう。
評価の運用方法が明確化されていないと、システムを導入しても、すぐに運用できない可能性があるためです。
いつ導入し、運用開始はいつからと時期は必ず明確化するようにしましょう。

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おわりに

人事評価システム(360度評価)は、自社に合うものと合わないものが存在します。合わないものを無理に導入すると、せっかく導入しても一度きりになってしまい使わなくなってしまいます。360度評価システムを導入する際には、利用する目的と運用フローを導入前に決めることが大切です。利用目的を明確にし、目的に合った360度評価システムを選択するようにしましょう。

(2020.6.30追記)

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スマレビHR ONLINE 編集部

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